Société bruxelloise (Uccle) spécialsée en services marketing pour le secteur pharmaceutique, AdVitam a développé une solution mobile baptisée WIMS (acronyme de Wireless Interactive Meeting System). Solution intégrée (matériel plus logiciel), WIMS est destinée à “dynamiser et rendre plus interactives les réunions” (ou les situations impliquant la participation d’un groupe spécifique de personnes), “à impliquer plus directement les participants.”

Le principe? Les participants reçoivent sur leur propre équipement mobile- idéalement une tablette numérique- les slides du conférencier ou du formateur et disposent d’un certain nombre de moyens de participer, plus ou moins proactivement, à la réunion. L’appli WIMS permet par exemple d’inclure dans le slideshow:

• un système de vote et sondage: les participants peuvent répondre en temps réel à un questionnaire; les résultats sont immédiatement transférés vers la tablette “maître” du conférencier ou formateur qui obtient ainsi un feedback immédiat et peut le partager avec tous les participants; le système se charge de présenter les résultats sous forme de tableau, de graphique…
• une fonction “true or false”: sorte de petit quiz permettant d’évaluer au fil de l’eau les connaissances d’apprenants, par exemple
• des formulaires d’évaluation: les participants peuvent ainsi remplir le traditionnel formulaire d’évaluation en temps réel, avec collecte immédiate par l’orateur et possibilité pour chaque participant de lui envoyer des commentaires (qui ne seront pas visibles par les autres participants).

De nouvelles fonctions devraient bientôt être ajoutées à la solution, telles la possibilité pour l’orateur de décider, en cours de présentation, de faire l’impasse sur la diffusion de certaines slides, ou la faculté pour chaque participant de poser une question en one-to-one à l’orateur.

“Prêt à diffuser”

“WIMS permet à tout organisateur de conférence, de formation, de visite guidée… d’emmener avec lui sa présentation ou son contenu et de le diffuser à partir de n’importe quel endroit où il bénéficie d’un accès WiFi”, explique Pascal Dufour, directeur général d’AdVitam.

La solution se compose d’un petit boîtier mobile de type barebone (unité centrale qui fait office de serveur), d’un routeur et des tablettes (ou smartphones) destinés aux participants (ces derniers peuvent également apporter leur propre équipement). “Tout équipement mobile pouvant communiquer en WiFi, quel que soit le système d’exploitation utilisé (iOS, Android…) est compatible avec WIMS”, souligne Pascal Dufour.

Le volet back-end de la solution (plate-forme centrale de gestion) réside sur un système d’AdVitam. Il sert à “packager” les présentations qui seront diffusées sur site (pour l’heure, AdVitam prépare ces présentations pour chacun de ses clients mais, à terme, ces derniers pourront le faire eux-mêmes).

Le processus de préparation commence avec le Powerpoint (ou application similaire) de l’orateur. Elle est convertie en format PDF et injectée dans la plate-forme de gestion WIMS. Les slides qui seront partagées avec les participants de la réunion sont alors choisies et préparées (notamment pour générer les zones “animées”- sondages, possibilités de commentaires…). “Avant de finaliser sa présentation, un orateur peut la partager avec d’autres personnes qui pourront l’amender” (en recevant un url qui leur donnera accès à la plate-forme centrale).

Une fois finalisée, la présentation est envoyée cryptée vers l’orateur qui peut dès lors la charger sur une clé USB qu’il lui suffira de connecter, le jour de sa présentation, au boîtier mobile (barebone) WIMS. Ce dernier la décryptera et gérera la session, diffusant la présentation via WiFi aux participants. Ces derniers suivent alors simplement, écran par écran, la présentation pilotée par la tablette “maître” du conférencier.

Huis clos mobile

Outre la mobilité, l’un des arguments différenciateurs sur lesquels joue AdVitam est la sécurité, “élément essentiel pour garantir, dans certains cas, la confidentialité des réunions et la confiance des participants.”

On pourrait en effet imaginer que pour des présentations à destination d’une assistance, un conférencier puisse se contenter d’un simple ordinateur portable à partir duquel il diffuserait ses slides, soit via Bluetooth (pour un relais peer-to-peer), soit via le réseau WiFi de l’endroit où s’effectue la présentation.

L’avantage de la solution WIMS est de créer un réseau WiFi “fermé”, uniquement accessible aux participants (identification via nom d’utilisateur et mot de passe). Par ailleurs, “les données de chaque présentation sont stockées dans le boîtier barebone sous forme cryptée. Même si un voleur venait à dérober le barebone ou la clé USB du présentateur, il ne pourrait rien en faire.”

La présentation se déroule dans une sorte de huis clos, dans la mesure où les participants restent dans ce réseau WiFi dédié et n’ont pas la possibilité de “sortir” de la présentation pour aller naviguer sur Internet (ou, pour le faire, doivent solliciter un autre réseau WiFi).

Le présentateur peut à tout moment interrompre toute communication vers les participants. Dès qu’il arrête la session sur sa tablette-maître, celle des tablettes (ou équipements) des participants est également stoppée. Et il s’agit d’un shut down complet.

Cette rigueur s’explique par le ciblage commercial imaginé par AdVitam. Par exemple: des réunions confidentielles ou en petit comité entre professionnels, équipes commerciales, groupement de médecins… “Nous avons par exemple réussi à intéresser le Touring Club pour les visites de leurs commerciaux en agences de voyage. Ou encore la société pharmaceutique Novo Nordisk qui a utilisé notre solution pour des réunions scientifiques locales de son advisory board. Equilis [promoteur immobilier] a également utilisé WIMS pour une visite guidée… en bus, sur le terrain du futur complexe commercial Just under the Sky afin d’exposer aux participants [groupe Mestdagh] les différents avantages qu’il y aurait à s’y implanter…”

Etendre la cible

Commercialisée depuis à peine 4 mois, la solution WIMS se cherche encore des débouchés. Parmi les premiers publics visés: les sociétés devant équiper des commerciaux, les acteurs du secteur pharmaceutique (clientèle historique d’AdVitam), les formateurs et coachs. Pascal Dufour envisage aussi de s’adresser au secteur de l’enseignement. “On pourrait imaginer un scénario de réseau WiFi, fermé, par classe, avec un barebone restant dans chaque classe et le professeur amenant son cours sur sa clé USB cryptée. Ou inclure un code QR dans le scénario qui permettrait d’identifier le code WiFi à utiliser pour que les élèves se connectent au cours on-line du prof. Le professeur pourrait en outre décider si l’élève peut ou non télécharger sa présentation. La fonction sondage ou “true or false” permettrait de procéder à des quiz et interrogations temps réel, avec collecte immédiate des réponses. Pour l’instant, les réponses sont encore anonymes [dans le scénario développé jusqu’ici pour des exposés professionnels] mais rien n’empêcherait d’identifier les réponses de chaque élève grâce aux identifiants de sa tablette…”

Pour l’heure, WIMS est encore une solution onéreuse:

– 6.000 euros la première année (coût de l’achat du matériel, routeur compris, qui peut supporter jusqu’à 30 utilisateurs simultanés)

A noter que pour des groupes d’utilisateurs plus importants, il faudra un routeur plus puissant, qui ne sera pas vendu par AdVitam mais que la société intégrera

– 2.500 euros de licence pour les années ultérieures.

Un début de démocratisation pourra venir éventuellement au gré du succès de la solution. Une autre possibilité (non encore décidée) serait de passer à une solution entièrement logicielle, en mode SaaS, un simple ordinateur portable (ou fixe), doté d’un routeur, faisant alors office de plate-forme de diffusion (en lieu et place du barebone). Cela pourrait alors réduire le coût de manière drastique. Et ce sera nécessaire si la société veut convaincre certaines cibles, telles les écoles.