Union belge de Football: nouvelle solution compta pour ne plus marquer contre son camp

Pratique
Par · 19/02/2016

Un ancien footballeur qui propose à l’Union belge de Football de lui fournir une solution de gestion de ses finances et de sa comptabilité. L’histoire est peu banale et ne se répétera pas de championnat en championnat.

C’est pourtant ce qui vient de se produire dans notre petit pays, plat et mouvementé. A l’automne dernier, EASI, dont le patron n’est autre que l’ancien footballeur Salvatore Curaba (il a notamment joué à La Louvière et à Charleroi), a passé un contrat avec l’Union belge pour le déploiement de sa solution EASI Financials (comptabilité, gestion et analyse financière). Plusieurs autres fournisseurs s’étaient évidemment mis sur les rangs pour décrocher le contrat mais aucun autre n’était un opérateur réellement local.

En changeant de solution comptable, l’Union, échaudée par de récentes mésaventures (souvenez-vous, notamment, des “surprises” comptables d’après-Coupe du Monde ou des missions de ‘scouting’ facturées au prix fort), dit en tout cas vouloir “assurer le suivi en temps réel de l’intégralité du budget du football belge” et “garantir un travail plus efficace pour son Conseil d’Administration et ses collaborateurs.”

Nouvelle gouvernance

“Outre sa vétusté, le logiciel utilisé précédemment [Ndlr: pour l’anecdote, il s’agissait du logiciel quasi éponyme Easy Accounting de GFI] ne disposait pas d’outil de reporting et de contrôle avancé. Impossible, dès lors, pour l’Union belge de s’appuyer sur un outil centralisé pour gérer le suivi des achats, la réconciliation en comptabilité ainsi que le suivi budgétaire”, indique Damien Goossens, chargé de compte chez EASI.

A l’avenir, EASI Financials procurera des fonctions de gestion des achats, de comptabilité et de gestion budgétaire. Et ce, pour les trois sociétés qui constituent en fait l’Union belge. Régionalisation oblige, il faut en effet compter avec trois entités juridiques: l’URBSFA, proprement dite, mais aussi l’aile francophone (ACFF- Association des Clubs Francophones de Football) et son homologue néerlandophone (VFV- Voetbal Federatie Vlaanderen).

L’un des principes essentiels sur lesquels l’Union belge compte pour rendre sa compta à la fois plus transparente et vertueuse est la centralisation des saisies et du suivi.

La gestion des achats sera par exemple désormais centralisée. “L’Union belge gère en moyenne 10.000 factures fournisseurs par an. Quelque 60 directeurs ou managers sont susceptibles de faire des demandes d’achat”, explique Damien Goossens. Idem d’ailleurs pour les notes de frais qui émanent de quelque 900 membres.…

“Ces demandes passeront désormais par notre interface Web, suivront ensuite un cycle d’approbation électronique en fonction de l’encodeur et du montant. Une fois la demande approuvée, le bon de commande est envoyé, réceptionné puis comptabilisé.
Tout est centralisé dans EASI, sans réencodage manuel. En cas de différence entre le bon de commande et la facture, un nouveau cycle d’approbation est déclenché.”

Le principe de la centralisation sera appliqué aux divers types de transaction: demandes d’achats, factures, notes de frais… Pour ces dernières également, un circuit d’approbation automatisé a été programmé, cette fois en fonction des montants concernés.

Centralisation encore en termes d’injection automatique dans la comptabilité des informations ayant trait aux salaires, émanant du secrétariat social de l’Union belge, à savoir le Groupe S, et intégration avec Isabel pour la récupération des extraits bancaires.

Par ailleurs, des balises ont été instaurées dans le logiciel afin d’assurer un contrôle budgétaire constant. “C’est la priorité de l’Union belge”, estime Damien Goossens. “Un contrôle budgétaire est effectué dès l’encodage de toute nouvelle demande d’achat. Ce contrôle est bloquant en cas de dépassement budgétaire.”