Depuis juin 2016, la start-up bruxelloise commercialise une solution de gestion de la pratique médicale destinée spécifiquement aux chirurgiens et anesthésistes. Objet de ce logiciel: la gestion de leurs dossiers patient et de leurs rendez-vous.

Pourquoi une solution spécifique pour ces deux métiers? “Il existe certes des solutions mais elles ne sont pas adaptées à ces praticiens qui ont la particularité d’être très individualistes et dont le mode de travail se distingue de ceux de leurs confrères médecins”, déclare François Weiss, fondateur de la société. Et il en sait quelque chose puisque l’idée de la solution lui est venue en voyant travailler son père, chirurgien qui pratique à la fois en France et en Belgique.

“Les solutions traditionnelles voire même nouvelles sont souvent orientées vers l’amélioration du parcours patient. Le but de nos solutions [Surgery Manager, Anesthesia Manager et RDV Manager] est d’améliorer le quotidien du praticien lui-même afin qu’il puisse alléger ses contraintes administratives et mieux se concentrer sur ses pratiques. Les solutions existantes sont des solutions d’établissement [lisez: destinées aux hôpitaux] et se focalisent essentiellement sur l’étape de l’opération. Mais tout ce qui est pré- et post-op’ reste à charge du praticien.”

Objectif majeur: alléger les tâches administratives des chirurgiens et anesthésistes en les automatisant le plus possible.

Alléger les encodages

Très “individualistes” [d’autres utiliseraient des qualificatifs moins révérencieux], les chirurgiens en sont encore souvent restés à l’ère du papier. Ils ont aussi souvent la particularité d’exercer dans plusieurs hôpitaux, voire d’avoir plusieurs cabinets.

“Nous avons donc voulu concevoir un logiciel personnalisable, évolutif, qui préserve la méthodologie de travail de chaque praticien et la transpose dans l’outil. Les chirurgiens sont connus pour ne pas accepter qu’on leur impose une nouvelle méthode de travail… Chacun a en outre des besoins différents, des contraintes – légales, déontologiques ou autres – qui lui sont propres.”

Les logiciels Sylho servent d’assistance guidée à l’encodage pour le praticien. Le Surgery Manager liste ainsi l’ensemble des tâches qu’un chirurgien doit accomplir dans le cadre de sa pratique. Le logiciel est conçu selon le principe de champs (avec choix multiples selon les types d’informations à remplir), de questionnaires en mode “checklist”, de répertoire de documents à produire suite à l’entrevue ou à l’intervention… Le tout largement pré-encodé pour minimiser les saisies.

Exemple? Les champs et cases à remplir afin de consigner les données générales du patient (antécédents médicaux, chirurgicaux, consultations antérieures, traitements antérieurs, facteurs de risque, allergies) sont associés à des listes à choix multiples. Mais la solution applique ce même principe – “et c’est là l’innovation principale du logiciel”, souligne François Weiss – à l’encodage des informations propres à la consultation. Par exemple, les questions/réponses-type d’une consultation pré-opératoire en vue d’une augmentation mammaire. Il suffit souvent au chirurgien de sélectionner les termes correspondant au patient.

Il ne lui reste plus qu’à encoder son diagnostic, à proposer et encoder la planification de l’intervention, et à choisir parmi une petite bibliothèque de documents-type à imprimer et/ou envoyer.

La situation d’un patient n’est pas celle d’un autre mais il n’en existe pas moins un socle commun d’informations à récolter au sujet de l’intervention. Le but du logiciel est d’éviter les oublis et d’uniformiser les réponses autant que possible.

A cela s’ajoutent des modules impression du dossier, facturation, banque, récapitulatif comptable, statistiques (évolution de l’activité), gestion clichés et photos.

Jusqu’ici, Sylho a conçu les listes et modèles qui donnent vie à son logiciel à destination des chirurgiens orthopédistes et esthétiques, des spécialités ORL, des urologues ou encore des chirurgiens de la main. “Le praticien a le choix de les utiliser, de s’en inspirer ou de créer ses propres modèles qu’il pourra également échanger avec ces confrères”, indique François Weiss. “La flexibilité des modèles rend Surgery Manager accessible à tous les chirurgiens, quelle que soit leur spécialité.”

A plus long terme, la start-up devrait s’attaquer au métier d’autre spécialistes, par exemple les médecins du sports (mais les décisions doivent encore être prises).

L’Anesthesia Manager, pour sa part, est conçu selon le même principe, avec des adaptations spécifiques aux particularités de ce métier. “Leurs activités sont plus standardisées”, souligne François Weiss. Et ont aussi quelques particularités. Le logiciel permet donc de gérer les dossiers patient, feuilles d’anesthésie, la production de lettres de consentement, d’ordonnances…

On intégrera plus tard

Pour l’instant, les informations que collecte et encode l’utilisateur de la solution Sylho (avec une bonne dose d’automatisation rendue possible par les modèles et listes pré-programmés) ne peuvent pas encore être intégrées avec le DPI (dossier patient informatisé) hospitalier. Ce qui ne va donc pas résoudre, à court terme, le quasi sacro-saint “individualisme” des chirurgiens…

François Weiss: “Nous n’avons pas voulu ajouter d’emblée une “couche” au DPI. Nous avons d’abord voulu trouver une solution pour le praticien qui maximise le taux d’adoption, par sa simplicité, le respect des méthodologies de chacun…”

Mais cette démarche, à contre-courant de ce qui se produit au sein des hôpitaux, a été choisie sciemment par les initiateurs de Sylho: “nous n’avons pas voulu ajouter d’emblée une “couche” au DPI. Nous avons d’abord voulu trouver une solution pour le praticien qui maximise le taux d’adoption, par sa simplicité, le respect des méthodologies de chacun… Le plus important, c’est en effet l’acceptation de la technologie, surtout un praticien qui travaille encore autant avec le papier.”

Mais l’ambition, affirme François Weiss, est bien de s’intégrer avec l’existant. Que ce soit via un connecteur qui permettrait d’envoyer les données vers les “coffres-forts” des Réseaux Santé (régionaux) ou via API pour “s’ouvrir aux solutions existantes.”

Desktop et SaaS

S’ils ne sont pas encore intégrés ou intégrables avec d’autres solutions, les 3 logiciels de Sylho ont par contre la particularité (c’est le moins qu’on puisse en espérer) d’être synchronisables entre eux (synchronisation logique entre l’encodage des interventions consigné dans Surgery Manager et le logiciel de gestion de rendez-vous RDV Manager, mais aussi envoi des informations vers l’équipe des anesthésistes de l’hôpital).

François Weiss: “éviter les risques systémiques ou collatéraux liés à une quelconque attaque via Internet.”

Ils sont destinés à une utilisation sur ordinateur de bureau. Pas de version pour mobile pour les logiciels Surgery Manager et Anesthesia Manager “parce que les praticiens n’en ont pas réellement besoin. Seule la prise de rendez-vous via RDV Manager est également accessible sur smartphone et tablette, en raison du nombre d’acteurs qui y participent et parce que les données sont moins sensibles.”

Le stockage des données se fait en local (au praticien de veiller à effectuer les sauvegardes nécessaires) ou vers une appliance NAS (SyBox) qui reste dans les locaux du praticien. Pour des raisons de sécurité (et pour accès par la secrétaire, par exemple), les données stockées ainsi à des fins de redondance sont chiffrées.

Un accès via VPN permet en outre au praticien d’y accéder à distance. “La SyBox sert de cloud personnel”, insiste François Weiss. De quoi éviter “tous les risques systémiques ou collatéraux par rapport à une quelconque attaque via Internet. Aucun espace de stockage n’est partagé avec quiconque.”

Dernière précision: la start-up propose sa solution Surgery Manager selon un tarif mensuel qui varie en fonction des configurations souhaitées par le praticien, par exemple pour une utilisation en duo avec une secrétaire, et avec ou sans recours à la solution de stockage SyBox…