L’hôpital Saint-Pierre de Bruxelles et la Haute Ecole hospitalière Ilya Prigogine de Bruxelles avaient été les premiers utilisateurs de la solution Interneo – gestion centralisée des stages infirmiers en hôpital – de la société Opal Solutions. Ils sont aujourd’hui rejoints par la totalité du réseau hospitalier bruxellois Iris. A savoir, Brugmann, l’Hôpital Universitaire des enfants Reine Fabiola (Huderf), IRIS Sud, et l’Institut Bordet.

Interneo permet de gérer l’ensemble du processus de stage – depuis la demande par l’école jusqu’au suivi détaillé et quotidien du stage (planification, gestion administrative, création de badge, encodage des horaires, emploi du temps…). En ce compris le processus d’évaluation finale.

Ces derniers temps, la société s’est par ailleurs attachée à améliorer le volet recrutement, afin de jeter en quelque sorte un pont plus efficace entre la fin d’un stage et la possibilité pour l’hôpital de “capter” le talent au moment le plus propice. C’était d’ailleurs là l’un des soucis majeurs qu’avait relevé le réseau IRIS dans ses propres processus.

Pour reprendre les termes imagés d’Alessandro Suriano, responsable de la task force “Recruitment & Retention” créée par le Réseau Iris: “Il nous faut créer nos propres piscicultures de recrutement, par hôpital, au lieu de tenter de pêcher dans les eaux nationales de Belgique où la concurrence fait rage.” 

Mieux orchestrer les processus

Le souci à ce niveau n’est sans doute pas propre aux hôpitaux du réseau Iris. Tout comme pour le suivi des stages, qui se fait encore souvent largement sur papier ou à l’aide de tableaux Excel, la procédure de recrutement ressemble parfois encore à du bricolage, déclare Alexia Argyrakis, responsable marketing chez Opal Solutions. Il y a en fait un manque de suivi sur le terrain, un manque de continuité entre le département infirmier et les responsables des stages, d’une part, et le service RH, de l’autre. Le relais ne se fait pas – ou de manière non structurée.

Un stage qui s’est bien passé pour les deux parties concernées se termine encore trop souvent par de bonnes intentions qui s’évaporent. Un(e) stagiaire signale sont intérêt à postuler. Une infirmière médicale lui refile un nom ou un numéro de téléphone. Mais “notamment par manque de temps du côté du département infirmier et par impossibilité du département RH à repérer ces opportunités de recrutement”, le ou la candidate potentiel(le) échappe à l’hôpital.

C’est contre ces situations – organisation et suivi manuels des stages, lourds en termes de tâches administratives au quotidien, et recrutement trop aléatoire – que la solution Interneo est censée lutter.

La solution (proposée en mode SaaS) procure une base de données et une plate-forme de suivi centralisées – utilisables à la fois par l’établissement hospitalier et les écoles auprès desquelles il s’approvisionne en stagiaires.

“Chaque année, ce sont des centaines de stagiaires qui passent dans les services, selon des timing différents, pour des tâches différentes”, souligne Alexia Argyrakis. Ce qui, manuellement, est un énorme écheveau.

Avec Interneo, “les écoles encodent directement leurs demandes de stage. L’étudiant(e) y accède pour compléter ses coordonnées personnelles. L’hôpital accède ou non à la demande, encode les horaires auxquels devra se plier le stagiaire”, explique Alexia Argyrakis.

Le suivi s’effectue également en ligne et de manière centralisée, avec adaptation des horaires. Etablissements scolaires et hospitaliers y disposent d’une fonction de chat, sorte de “bulles de discussion” pour se mettre d’accord par exemple sur les changements d’organisation du stage, au lieu de passer un certain nombre de coups de fil aller-retour…

Résultat: du gain de temps – particulièrement précieux dans le chef des responsables de stage hospitaliers (services infirmiers toujours surchargés). Opal Solutions va jusqu’à avancer un chiffre: “réduction de 80% des tâches administratives chronophages liées aux étudiants, soit 1,5 ETP pour une cohorte de 1.000 stagiaires”.

Pêcher le poisson dans son propre bassin

Pour ce qui est du volet aide au recrutement d’Interneo, reprenons un instant cette image des poissons utilisée par Alessandro Suriano. Pour repérer le poisson intéressé à postuler pour une place dans l’hôpital où il a effectué son stage, Opal Solutions revendique un intérêt simplificateur pour sa solution Interneo. “La solution propose un espace où les évaluations effectuées par les responsables de stages et par les stagiaires eux-mêmes sont injectées. L’évaluation est simplifiée – juste quelques questions auxquelles apporter une réponse pour l’infirmière médicale. S’il y a matching entre les deux évaluations, la solution permet de faire immédiatement émerger des noms, pour transfert direct au service RH.”

Ce sera sans doute plus efficace, plus simple et plus direct, estime Alexia Argyrakis, que le principe de parrainage que le réseau Iris avait un temps essayé mais sans grand résultat. L’idée était de faire “parrainer” un candidat infirmier bachelier par un “parrain” (infirmier), contre compensation financière pour ce dernier. Mais le succès ne fut pas au rendez-vous, comme en témoigne le rapport émis à la suite de l’assemblée générale du réseau Iris en 2020: “L’action de parrainage des candidats infirmiers qui avait démarré en septembre 2018 prend fin en juillet. Cette campagne n’aura pas eu les effets escomptés: seuls 18 parrains différents auront parrainé 24 candidats infirmiers bacheliers.”

Quelques nouveautés récentes

La solution Interneo a hérité récemment de quelques nouvelles fonctionnalités, notamment une gestion renforcée des badges (pour veiller à ce qu’un badge demeure bel et bien associé à une et une seule personne) et une meilleure traçabilité du stagiaire. Le besoin s’en est plus particulièrement fait sentir à l’occasion de la crise du coronavirus. “Il était essentiel de pouvoir prouver la présence d’un stagiaire à tel ou tel moment, en cas de contact avec un patient contagieux, et pouvoir ainsi initier tous les avertissements nécessaires”, indique Alexia Argyrakis.