Voici deux ans, la chaîne de magasins Ixina, spécialiste des cuisines équipées et membre du groupe FBD (Franchise Business Division), a mis en oeuvre une solution d’aide à la décision (business intelligence) afin de permettre aux responsables du QG de “connaître en temps et en heure l’activité du réseau de franchisés”, souligne Benoît Vrielinck, directeur général.

Jusque là, la nature-même de ce réseau – des franchisés indépendants, couvrant le marché belge mais aussi le marché français – rendait difficile une vision homogène et exhaustive des “performances” commerciales. “Notre intention était d’autoriser une remontée coordonnée d’informations, de pouvoir disposer d’une base cohérente pour notre analyse du chiffre d’affaires et de pouvoir ainsi la pousser plus avant: par magasin, type de cuisine ou d’électro, marge, fréquentation, volume de devis générés…”

Ce genre d’exercice, sur base d’un réseau de franchises indépendantes, peut en effet s’avérer délicat. Heureusement, Ixina avait préalablement pu déployer, pour tous les magasins, un même outil de back office pour la gestion commerciale. Les franchisés, à cet égard, n’ont d’ailleurs pas eu le choix: “la solution informatique, tout comme la charte graphique du magasin ou le référencement produit, fait partie intrinsèque des conditions d’adhésion au concept Ixina”, souligne Benoît Vrielinck.

Un back-office unifié, comme préalable

Pour les besoins d’Ixina, son partenaire informatique Megabyte a commencé par concocter un logiciel de gestion pour points de vente, baptisé du doux nom d’Oseria.

Accessible et utilisable par tous les franchisés de la chaîne (voir encadré ci-dessous), la solution de back-office Oseria leur procure des fonctions de gestion des achats (commandes et factures fournisseurs, référentiel répertoriant l’ensemble des produits de tous les fournisseurs avec qui opère la centrale de franchise) et des ventes (commandes et factures clients).

Intégré avec le logiciel de dessin 3D utilisé par les franchisés Ixina pour représenter les plans de cuisine et établir le devis, Oseria couvre donc la totalité du processus – depuis la génération du devis jusqu’au suivi de commande, en passant par la simulation de la meilleure offre tarifaire, le calcul des options demandées et la génération du bon de commande.

Toutes les données sont automatiquement répercutées dans le logiciel comptable, évitant dès lors les doubles saisies.

Oseria comporte également un volet communications, avec des fonctions de génération d’appels, d’identification de correspondants (affichage automatique de la fiche client), d’envoi des plannings d’installation, de messages de confirmation de livraison…

Accélérer l’analyse du business

Une fois acquis ce préalable d’une remontée généralisée et cohérence d’’informations, Ixina n’a plus eu qu’à y associer un outil d’aide à la décision.

Le choix s’est porté sur la solution QlikView de QlikTech. A la fois pour des raisons budgétaires, de fonctionnalités “souples et correspondant à notre attente” et de connaissance de l’outil par le prestataire Megabyte. Avec l’avantage supplémentaire que ce dernier, partenaire de longue date, connaissait bien les besoins d’Ixina…

QlikTech est aujourd’hui utilisé par la direction d’Ixina (en Belgique et en France; les autres pays suivront sans doute dès l’instant où ils auront implémenté le logiciel de gestion commerciale) ainsi que par les chefs de services et responsables produits.

Benoît Vrielinck (Ixina): “L’outil BI nous permet de mieux réagir à court terme et de mieux négocier à long terme.”

“Nous utilisons QlikView pour vérifier et valider nos orientations stratégiques. Cela nous permet notamment de déterminer si telle ou telle gamme de produits qui rencontre du succès dans une région plaît également à la clientèle dans une autre région”, explique Benoît Vrielinck. “Nous pouvons dès lors évaluer la performance de notre réseau et de notre stratégie et réagir ainsi plus rapidement.”

Sur base des tableaux de bord proposés, les responsables peuvent analyser et faire des simulations sur le chiffre d’affaires, les marges, le nombre de ventes, le volume de devis, la fréquentation des magasins… jusqu’au niveau de chaque magasin, fournisseur, gamme ou modèle. “L’analyse de la marge peut par exemple se faire par magasin ou par vendeur, région par région…”

Outre les chiffres de ventes, l’une des indications qu’apprécient les responsables d’Ixina est de pouvoir évaluer les potentiels de ventes futures, les éventuels trous d’air d’activités. “Nous savons que la concrétisation des ventes s’effectue davantage en fin de mois. Selon la masse de devis émis lors de la première quinzaine, nous pouvons évaluer l’état commercial, si tel ou tel mois est plus ou moins bien amorcé…”

L’un des gains essentiels qu’a générés l’implémentation de l’outil d’aide à la décision concerne la rapidité de mise à disposition des chiffres (en l’espace de 24 heures par rapport à la situation sur le terrain) et, dès lors, la rapidité de réaction. Ou de réactivité. “Nous pouvons mesurer au jour le jour les tendances, par exemple le nombre de devis. Si nous constatons un retard important par rapport aux chiffres de l’année ou du trimestre antérieur, nous pouvons immédiatement adapter notre stratégie de communications, modifier une campagne en cours. C’est ce qui s’est encore produit en février et mars de cette année sur base des chiffres de janvier…

Sur base des tendances, nous pouvons mieux anticiper et dialoguer avec nos fournisseurs et affiner la gestion de nos propres commandes…”

Prochaine étape

Pour l’instant, QlikView recueille des informations venant d’Oseria. Il est prévu d’y ajouter d’autres sources d’informations, notamment des rapports comptables standardisés (frais généraux, coûts de personnel…). Histoire de renvoyer aux oubliettes la lourde tâche qu’impliquent l’analyse et la compilation de multiples fichiers Excel.

Les rapports prédéfinis actuels devraient par ailleurs devenir plus personnalisables afin de permettre à chaque service d’améliorer l’exercice d’analyse.

A terme, Ixina envisage également d’ouvrir l’utilisation de QlikView aux franchisés eux-mêmes. La manière exacte dont ils pourront utiliser l’outil n’a pas encore été déterminée. L’idée qui pourrait se concrétiser serait de leur permettre d’accéder au portail et, de là, aux chiffres qui les concernent afin qu’ils puissent, chacun, comparer leurs “performances” (ventes globales, par produit, volume de devis, périodes-clé d’activité…) à la moyenne du réseau, à celles d’autres magasins, à ceux de la même région…