PUBLIREPORTAGE – La dématérialisation des documents papier est une première étape importante pour améliorer la productivité d’une entreprise. Voilà qui explique pourquoi les organisations investissent depuis des années dans les systèmes d’imagerie documentaire. Mais un défi persiste: comment retrouver les documents une fois qu’ils ont été numérisés? Il semble que la montagne de papier ait finalement été remplacée par un dépotoir digital de documents scannés. Cette situation ne stimule en aucune façon la productivité, bien au contraire.
L’indexation d’entreprise règle ce problème en indexant le contenu des documents. Ce faisant, le moteur de recherche sait quel type de contenu se trouve à quel endroit, ce qui permet de trouver rapidement des documents.
Les avantages sont nombreux…
1. Plus besoin d’associer un code aux documents
La partie la plus difficile et la plus chronophage de l’imagerie documentaire réside dans l’encodage manuel de chaque document. En cas d’archive volumineuse, il faudra plusieurs mois pour introduire tous les documents dans le système et les rendre consultables à l’aide du code adéquat.
Source: Konica Minolta
Le risque d’erreur est également élevé, sans parler du fait que, chaque jour, de nouveaux documents sont créés et enregistrés. C’est donc une tâche sans fin. L’indexation d’entreprise ne se limite pas à ajouter des métadonnées et des noms de documents: la totalité du contenu des documents scannés est rendu consultable. Les utilisateurs peuvent ainsi retrouver les informations qu’ils recherchent en utilisant les mots-clé qui sont utilisés dans le document.
2. Pas de problème de routage
Le routing, c’est-à-dire le fait de décider de l’endroit où doit être enregistré un nouveau document scanné, est souvent une source de problèmes dès l’instant où ce document doit être retrouvé. Dans de nombreuses entreprises, les exigences en matière de codage et de routage des documents sont simplistes et rarement contrôlées.
En l’absence d’exigences spécifiques, on obtient un véritable fouillis où les documents s’égarent fréquemment. Les entreprises optent souvent pour une méthode plus structurée et centralisée en investissant dans des systèmes de gestion documentaire (DMS). Toutefois, les possibilités de recherche offertes par ces systèmes DMS sont limitées, sans oublier que leur coût élevé et leur manque de convivialité.
L’indexation d’entreprise résout ce problème. Les utilisateurs peuvent stocker les documents où ils le souhaitent, dans n’importe quel format, à partir de n’importe quel scanner, et en choisissant librement le nom à leur associer. L’indexation d’entreprise permet de retrouver aisément les documents à l’aide des mots-clés figurant dans l’intitulé du fichier ou dans le fichier proprement dit.
3. Une faute de frappe ? Pas de problème !
Une faute de frappe dans l’intitulé d’un document est vite arrivée. Avec pour conséquence que, bien souvent, le document ne pourra plus être retrouvé et que des informations importantes seront ainsi perdues.
Si on se contente de faire confiance aux utilisateurs et à la méthode qu’ils utilisent pour attribuer manuellement un nom aux documents, on court le risque de compliquer le partage de certains documents au sein de l’entreprise. Avec l’indexation d’entreprise, nul besoin d’avoir le gestionnaire du document à disposition pour utiliser les métadonnées, pas plus que de veiller à une parfaite précision des intitulés de fichier. Même si l’utilisateur ne connaît pas le nom du document, il pourra toujours retrouver le fichier puisque le contenu de chaque document est entièrement indexé.
4. Au-delà des documents scannés
Les utilisateurs veulent pouvoir consulter tous les documents qui ont trait à une recherche déterminée afin de pouvoir prendre de meilleures décisions. Il est donc utile de ne pas limiter l’accès aux seuls documents scannés. Une solution d’indexation d’entreprise agrège les contenus scannés et les documents disponibles sur le réseau (par exemple, des documents Microsoft Office), ce qui rend tous les contenus pertinents directement visibles pour les personnes qui en ont besoin et qui sont autorisées à les consulter.
5. Pas besoin de matériel spécial
La dernière chose que souhaite une entreprise, c’est d’être obligée d’acquérir du nouveau matériel ou de devoir adapter ses logiciels afin de rendre de nouveaux processus opérationnels. Une entreprise ne veut pas non plus installer de nouveaux serveurs pour gérer le stockage centralisé des documents. Un logiciel d’indexation d’entreprise présente l’avantage de pouvoir être géré sur les plates-formes les plus courantes, tandis que tous les processus et fonctionnalités sont réunis sur un même serveur. Par ailleurs, l’accès se faisant via un navigateur, les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer de logiciel supplémentaire.
Xavier Biermez
Managing Director
Konica Minolta Business Solutions, Belgique & Pays-Bas
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