Source: FuturoCité

Début 2019, l’intercommunale luxembourgeoise Idelux inaugurait une centrale d’achats dédiée spécifiquement à des solutions (matérielles et logicielles) de type Smart City. Objectif: simplifier la tâche des communes de la Province désireuses de déployer des solutions numériques ayant trait à leur gestion ou à la facilitation des services et prestations dont elles ont la charge.

Passer par une centrale d’achats présente plusieurs avantages qu’énumère Benoît Muller, chef de projets et “Monsieur Smart City” chez Idelux: simplification de la procédure traditionnelle des marchés publics, plus besoin pour chaque commune de rédiger un cahier de charges (celui concocté par l’intercommunale joue la carte de la mutualisation et du canevas prêt à l’emploi), la sélection des fournisseurs est simplifiée (puisqu’ils sont pré-sélectionnés) et – chose non négligeable – la commune a la garantie que les différentes solutions possibles figurant dans le catalogue sont interopérables (c’est là l’une des conditions préalables que pose Idelux pour retenir une solution technologique).

Idelux: “Le principe de la centrale d’achats a un effet accélérateur sur la procédure d’équipement d’une commune. Entre le moment où elle envoie son bon de commande et le moment où le marché est attribué, il ne s’écoule plus que 20 jours.”

A cela s’ajoute qu’Idelux est en mesure de faire jouer – du moins dans une certaine mesure – l’argument “volume” afin d’obtenir des conditions éventuellement plus avantageuses pour les communes. “Les fournisseurs calculent généralement le prix de leur solution en fonction du nombre d’utilisateurs. En mutualisant, nous pouvons donc faire diminuer les frais pour la commune.”

Benoît Muller cite encore un autre avantage potentiel: “Si une ou plusieurs communes demandent une fonctionnalité plus particulière, les prestataires se montrent davantage réactifs – idem d’ailleurs en cas de nécessité de correctif. Ils savent en effet qu’un nombre non négligeable d’autres communes pourront potentiellement acheter cette même fonctionnalité…” 

Le “portefeuille” de la centrale d’achats

Un an après son lancement, Idelux procédait, en début de semaine, à un petit bilan. Bilan qu’elle juge positif et encourageant pour la suite.

Dix solutions figurent au catalogue de la centrale d’achats. Pour le constituer, Idelux n’a pas joué solo. Un exercice de recueil des attentes et besoins (mutualisables) des communes a été effectué en amont (dès 2017).

Les 10 solutions thématiques concernent notamment l’e-guichet, l’informatisation du service Travaux de la commune, le déploiement d’une plate-forme de participation citoyenne, une appli communale mobile, les solutions de gestion de l’occupation de l’espace public, de réservation et paiement des repas et accueil extra-scolaires…

Pour chaque catégorie de solutions, deux fournisseurs ont été choisis par l’intercommunale, avec à la clé une convention contractuelle d’une durée de quatre ans. Exemple: CitizenLab et Fluicity pour les plates-formes de participation citoyenne, LetsGoCity et AppTree pour les applis communales mobiles…

La commune n’a donc plus qu’à choisir l’une des deux options, les deux fournisseurs repris dans chaque catégorie thématique étant alors remis en concurrence.

Les besoins mais aussi les solutions technologiques pouvant évoluer rapidement, le catalogue de la centrale d’achats sera potentiellement sujet à modification et évolution. Les contrats passés avec les fournisseurs retenus ont une durée de quatre ans. Ils sont donc assurés d’être pris en considération, par paires, pendant quatre ans, pour chaque catégorie thématique par les communes qui passent par la centrale d’achats.

En 2022 (date d’échéance de la version 1 de la centrale d’achats), les cartes seront rebattues. Mais, dès le courant 2020, Idelux recontactera les communes pour “collecter leurs réactions, vérifier leur taux de satisfaction, mieux comprendre les raisons de leur adhésion et identifier d’autres solutions éventuellement en demande”.

D’autres thématiques pourraient donc venir s’ajouter. Et Idelux envisage d’étendre le principe de la centrale d’achats à d’autres domaines que le “territoire intelligent”. “Par exemple dans le domaine de la gestion énergétique (installation du photovoltaïque ou de bornes de recharge”, déclare Benoît Muller. Mais aucune décision n’a encore été prise en ce sens, le travail de réflexion étant encore en cours.

Le “modèle” Centrale d’Achats Smart City pourrait en outre intéresser d’autres intercommunales (Idelux dit avoir suscité l’intérêt du BEP, à Namur, ou encore de la SPI, du côté de Liège), voire même l’échelon régional.

Le rôle d’Idelux

Outre son travail, en amont, pour sélectionner des fournisseurs et prestataires répondant aux besoins en solutions des communes et répondant à certaines conditions (l’interopérabilité, notramment, de leurs solutions respectives), Idelux joue aussi un rôle davantage “au fil de l’eau” pour les communes.

Si les contrats passés pour l’achat et le déploiement de solutions le sont directement entre la commune et le fournisseur (ou prestataire), Idelux joue par contre un rôle d’accompagnement et conseil des communes pour veiller à ce que les conditions du contrat (procédure, délais) soient respectées et que le déploiement de la solution s’effectue correctement. “Et nous pouvons éventuellement les épauler dans leurs négociations.”

Bertrix a choisi la solution BetterStreet pour l’informatisation de son service Travaux

23 communes adhérentes sur 44

23 des 44 communes dont s’occupe l’intercommunale Idelux ont déjà adhéré au service Centrale d’Achats Smart City. Et elles présentent des profils très variés, tant géographiquement parlant qu’en termes de taille. Les plus petites (telles que Daverdisse ou Martelange) côtoient les grands centres urbains (Arlon) ou les moyennes entités (Libramont, Bertrix…).

En termes de nombre de commandes, on totalise donc à l’heure actuelle (voir encadré ci-dessus) 16 commandes notifiées et 3 en préparation. Beaucoup de communes ayant passé commande n’ont encore choisi qu’une seule solution mais il y a déjà quelques “récidivistes”. Arlon, par exemple, est une des communes dont une nouvelle commande (deux solutions supplémentaires, en fait) est en cours.

Benoît Muller (Idelux): “Les communes qui ne disposent pas en interne d’un responsable smart City sont particulièrement intéressées par la Centrale d’Achats. Les communes manquent souvent d’un profil IT ou connectivité et font donc appel à Idelux pour son expertise. Mais on constate aussi que les plus actives sont dirigées par un bourgmestre jeune et/ou particulièrement sensibilisé au numérique.”

Et il y a même une championne toutes catégories. En l’occurrence, Bertrix qui a déjà passé commande de pas moins de quatre solutions: informatisation du service Travaux et signalement d’incivilités (solution Betterstreet), e-guichet (Civadis), application mobile communale (solution LetsGoCity rebaptisée Bertrix en poche) et plate-forme de budget participatif (Fluicity).

La petite Daverdisse n’est pas en reste avec deux solutions à son actif: e-guichet et informatisation du services Travaux.

Les solutions les plus populaires

Trois solutions ont plus particulièrement eu du succès auprès des communes jusqu’ici. A savoir, l’informatisation du service Travaux (en ce compris la fonctionnalité Signalement de problèmes et incivilités), l’appli communale mobile et la plate-forme participative/consultation citoyenne. “Cela s’explique sans doute du fait qu’elles procurent un retour-citoyen favorable et s’avèrent budgétairement utiles. Il s’agit par ailleurs de solutions du genre plug & play, aisées et rapides à implémenter, procurant un quick win”, estime Benoît Muller. “Ce sont de bons produits d’appel pour les communes avant de passer à des projets faisant intervenir des dimensions IoT, big data…”

En dehors des solutions-chouchoutes, on relève toutefois également des commandes passées dans les autres catégories thématiques. Arlon, Attert et Vaux-sur-Sûre ont par exemple craqué pour une solution de réservation et paiement des repas et accueil extra-scolaires.