Le CHR La Citadelle à Liège est le premier hôpital wallon à avoir répondu favorablement à la proposition qui lui était faite par le WeLL (désormais intégré au Pôle de Compétitivité MecaTech) de l’aider à mettre en oeuvre un “centre d’innovation médicale” (CIM). Relire l’article dédié à ce projet CIM pour les hôpitaux wallons.

La décision de créer un tel centre (ou, à tout le moins, une “cellule” d’innovation – CIM) a été prise dans le cadre de la mise en oeuvre du Plan stratégique 2020-2025, explique Sabine Lebizay, chef de projet au sein du pôle Stratégie et développement du CHR. 

Dès le départ, la volonté a été d’impliquer autant que possible tous les “métiers”, au sein de l’hôpital, que les collaborateurs soient des professionnels de soins (médecins, infirmiers, laborantins…), des employés administratifs, des profils RH, juridique, technique, logistique… “Nous avons travaillé selon une trajectoire d’impulsion qui vise la totalité des personnes travaillant au sein de l’hôpital afin de recueillir les besoins ou attentes des gens de terrain par rapport à un tel centre d’innovation”.

Deuxième spécificité de la réflexion au sein du CHR: ce centre devrait devenir une source d’innovation non seulement dans le domaine médical et/ou technologique mais également dans des dimensions davantage organisationnelles et sociétales. 

De ces deux motivations a découlé la constitution d’une équipe “innovation’ composée de personnes venant de divers horizons: quartier opératoire, spécialiste de la business intelligence, juriste, auditeur, responsable du magasin, du service hygiène…

Source: CHR La Citadelle.

Un travail transversal

La création et l’existence d’une cellule ou d’un centre d’innovation au sein d’un hôpital doit s’inscrire, selon Sabine Lebizay, dans une perspective large. “Au CHR, le projet implique de travailler simultanément sur plusieurs axes. A commencer par la promotion d’une culture d’innovation et par un souci d’accompagnement au changement – que les projets soient d’origine interne ou externe.

Un autre axe important est le retour d’expérience, le fait de favoriser et de faciliter les échanges de bonnes pratiques entre les différents services, qui ne savent pas toujours ce qui se passe ou quel projet, quelle idée d’innovation a vu le jour dans un autre. La démarche, ici, est celle de l’appropriation transversale et du décloisonnement.

Le Centre d’innovation peut par ailleurs jouer le rôle d’un observatoire des tendances. Et il doit servir de ressource, en maîtrisant lui-même et en mettant à disposition des outils et méthodologies de créativité, de collaboration…”.

Sabine Lebizay (CHR La Citadelle): “Le Centre d’Innovation opérera à la lisière des autres axes du Plan stratégique 2020-2025 et sera également une vitrine intéressante pour renforcer l’attractivité du CHR”.

Autre “outil” que doit pouvoir utiliser un Centre d’innovation (CIM): les outils d’évaluation de la pertinence, de la viabilité ou du potentiel de pérennisation d’une idée. Et, dans le cas du CHR, des outils et une grille d’analyse qui permettent de remettre les projets et idées en perspective, dans une vision plus globale et pour une analyse de cohérence ou de complémentarité avec les différents axes du Plan stratégique 2020-2025.

Une cellule plurielle et participative

Une partie de l’équipe du Centre d’innovation du CHR La Citadelle. De g. )à dr.: Lydia Bequé chef de service hygiène hospitalière), Kevin Aerts (chef d’équipe magasin), Alexandre Van Egroo (responsable Business Intelligence), Sabine Lebizay (chef de projet Innovation).

La composition de l’équipe du Centre d’innovation n’est pas gravée dans le marbre. Même si un “socle” permanent a été constitué, elle pourra varier au gré des projets d’innovation, afin d’accueillir des profils, compétences et regards directement en lien avec la nature de ces projets – selon le cas, des profils davantage orientés sécurité, RH, connaissances métier, financement… 

“Il est important d’avoir une équipe Innovation qui regroupe des compétences diverses, ne serait-ce que pour avoir une pluralité d’avis consultatifs sur la pertinence des projets, l’adéquation aux besoins.

Le Centre sera un peu comme une journée Portes ouvertes perpétuelle.” 

L’intervention de l’équipe du WeLL

L’équipe du WeLL, emmenée par Lara Vigneron, a guidé le CHR de la Citadelle tout au long de la première phase du montage de son Centre d’innovation. Autrement dit, dès le stade de la définition du concept d’innovation: “S’agit-il nécessairement d’inventer quelque chose de nouveau? Comment générer ou aller chercher l’innovation? Peut-elle aussi venir du patient lui-même? Comment capter les besoins pour les faire remonter jusqu’au centre? Comment lutter contre l’effet “lettre morte” qui vient du fait que des idées, potentiellement intéressantes, ne trouvent pas de soutien ou d’aide au cheminement?”

En amont de la création du centre, un travail de recensement des besoins et des volontés – tant du côté employés, soignants et patients – a donc été effectué. L’une des pratiques instaurées a été de constituer un “Comité des patients”, composé de patients de longue durée, qui ont la possibilité d’évaluer et de donner leur avis sur des idées et projets portés par l’hôpital.

“L’aide du WeLL nous a été très précieuse”, souligne Sabine Lebizay. “Ils ont organisé et animé les ateliers tout au long de notre trajet d’impulsion. Ils nous ont guidé dans notre réflexion, recadré lorsque c’était nécessaire. En favorisant la prise de parole par tous les participants, que ce soit en présentiel ou via visioconférence, de telle sorte que les souhaits de chacun et chacune soient pris en compte, qu’un réel processus de co-création soit possible.

Leur analyse et leurs recommandations ont été précieuses, nous permettant d’avancer sans perdre de temps sur des chemins de traverse. Et nous n’hésiterons pas à faire à nouveau appel à l’équipe, pour bénéficier de leur expérience, lorsque nous mettrons le Centre en place, ou lorsque nous nous heurterons à un mur…”

Deuxième étape

Après la phase de préparation et de définition du “scope” du Centre d’innovation, avec l’aide du WeLL, le CHR La Citadelle s’est aujourd’hui engagé dans la deuxième phase du projet. A savoir, la mise en place d’une structure de gouvernance.

Pour ne pas travailler “hors sol”, deux premiers projets serviront en quelque sorte de “cobayes” et de sujets d’observation et d’affinement de la démarche et de la gouvernance de projets (voir encadré ci-dessous).

“Nous possédons et connaissons désormais les outils [de créativité, de gestion, d’animation collaborative…]. Il s’agit désormais d’entrer en phase de test, avec deux projets qui seront testés sur le terrain”, indique Sabine Lebizay. “Le but est de déterminer ce qui nous reste à faire, les adaptations ou modifications éventuelles à apporter au schéma établi.”

Les modalités de fonctionnement du Centre d’innovation feront l’objet d’une analyse et évaluation lors de cette nouvelle phase. “Plusieurs pistes sont envisagées. On pourrait procéder par appels à projets, en mode concours, afin de susciter l’intérêt et la participation.
Tous les collaborateurs de l’hôpital seront tenus au courant de la mise en oeuvre du Centre et des projets par le biais de la publication interne, relayée via Internet.”

A l’issue de la phase-test [avec les deux projets sélectionnés], tous les membres de l’équipe de départ du CIM et les personnes concernées par les deux projets auront droit à un débriefing et pourront réagir, commenter, faire des propositions sur les éventuels aménagements à apporter à la structure ou à la gouvernance du Centre.