La branche Secrétariat social de l’UCM déploie à partir de ce mois de février une solution “cloud” qui permettra à ses clients (en majorité des PME et TPE wallonnes et bruxelloises) de bénéficier de tableaux de bords et de rapports d’analyse sur certains aspects de leur gestion RH. L’espoir? Ouvrir aux PME les potentiels de l’aide à la décision.

“En matière de gestion des ressources humaines, nous avons entamé, voici deux ans, une réflexion sur le rôle que veut jouer notre Secrétariat social”, déclare Jean-Pierre Christiaens, directeur général d’UCM Secrétariat social. “Notre volonté est de déployer une approche volontariste, propre à anticiper les évolutions du marché, de la technologie, ainsi que les attentes des entreprises.”

Plutôt donc que d’attendre que les entreprises formulent des désidératas, l’intention est donc de proposer des solutions auxquelles certaines d’entre elles n’auraient pas encore pensé. Cette ligne de raisonnement, dans le chef du secrétariat social, est surtout inspirée par la situation et le mode de fonctionnement habituel des plus modestes d’entre elles- PME et TPE- qui constituent l’essentiel de sa clientèle. Pour beaucoup en effet, la gestion salariale s’appuie encore sur des outils basiques voire, pour certains éléments, sur des procédures papier. “Les TPE n’ont pas encore suffisamment recours aux technologies ICT. Notre volonté est dès lors d’incarner les nouvelles tendances, via recours aux technologies ICT et, notamment, à la business intelligence, afin de rendre nos clients plus performants. Nous voulons mettre à leur disposition un ensemble de solutions qui répondent à leurs besoins actuels ou futurs mais selon une démarche qui privilégie la flexibilité. A savoir, une solution qui puisse s’intégrer dans leurs propres choix technologiques. Nos solutions sont donc les plus ouvertes possibles, que ce soit en termes de formats, d’interfaçage ou de degré d’automatisation.”

L’âge de la ‘webisation’

En 2012, UCM Secrétariat social lançait l’application appipay, solution de gestion salariale exploitable via interface Web, à partir d’un PC classique mais aussi d’un équipement mobile (smartphone ou tablette; iOS ou Android). “L’objectif, en exploitant le canal Internet et les plates-formes mobiles, est de permettre aux responsables d’entreprise de gérer les opérations liées à la gestion des prestations, d’accéder à la solution quand ils le désirent, là où ils le désirent. A leur rythme, au moment qu’il leur convient. D’être le plus proche possible de leur business. De gagner du temps. De ne pas reporter certaines déclarations, telles les déclarations Dimona. Le nom le dit: Déclaration immédiate de l’emploi. Une optimisation mobile de l’application de gestion salariale autorise réellement cette immédiateté, sur le lieu-même de travail”, souligne Jean-Pierre Christiaens.

Jean-Pierre Christiaens (UCM Secrétariat social): “Nous n’avons pas procédé par sondage et questions abstraites. Nous avons développé une solution de gestion salariale optimisée pour les smartphones et avons procédé par projet-pilote, venant avec un exemple de solution concrète qui démontre aux clients les possibilités qui s’ouvrent à eux.”

La première version appipay s’adressait aux TPE et PME. Elle sera suivie cette année d’une version appipay full, destinée aux sociétés de plus grande envergure, et d’une version pour fiduciaires (appipay partner).

L’UCM prévoit de la déployer progressivement sur l’ensemble de ses clients. A la fois en migrant les utilisateurs de l’ancienne solution de gestion salariale en-ligne (OperYs) et en convainquant ceux qui en sont encore restés aux procédures papier (en l’occurrence, bien souvent, le “bon vieux fax”) à évoluer vers des processus électroniques.

De la business intelligence par tiers interposé

L’application appipay (pour toutes les tailles de sociétés) s’enrichit par ailleurs, à partir de ce mois de février, de potentiels de business intelligence (BI) gérés et sollicitables par les entreprises via le cloud. Un échantillon de clients ont en fait déjà participé à une phase-pilote, en 2012, mais le déploiement commence réellement en février.

“L’UCM Secrétariat social veut en effet accompagner ses clients, de manière volontariste, dans l’exploitation qu’ils font de leurs données. Nous avons un rôle à jouer dans cette utilisation, dans la compréhension de l’information, dans la possibilité qu’ont les clients d’intégrer dans leur contrôle de gestion et dans les processus de gestion de leurs ressources humaines”, explique Jean-Pierre Christiaens.

Jean-Pierre Christiaens (UCM Secrétariat social): “Notre but est de réduire la distance entre les données brutes et l’exploitation que les entreprises en font dans le cadre de leur politique de gestion de la société.”

“En proposant ce potentiel BI en mode cloud, nous permettons aux entreprises et, en particulier, aux TPE et PME, de prendre conscience de ce qui est possible. Les PME auront désormais accès à un outil très puissant auxquelles elles auraient difficilement accès par leurs propres moyens.”

L’UCM Secrétariat social propose donc des fonctionnalités (hébergées sur ses serveurs) de génération de tableaux de bord et rapports personnalisés autour de trois thématiques: l’absentéisme, la gestion budgétaire et le taux d’occupation ETP.

“Ce sont là les trois types d’infos les plus utilisées par les entreprises… même si le type d’utilisation varie fortement selon les entreprises”, souligne Jean-Pierre Christiaens. “Jusqu’ici, les sociétés ne disposent pas vraiment d’informations concrètes concernant par exemple l’absentéisme, informations sur lesquelles elles pourraient agir. Certaines se contentent de tableaux Excel. Dans le meilleur des cas… Mais ces informations ne sont pas affinées, ne sont pas différenciées par type d’absentéisme, par exemple.”

Les fonctionnalités BI proposées par le secrétariat social permettront cette différenciation et procureront en outre des comparaisons intrasectorielles (sur base des données détenues par l’UCM et de rapports et études mises à disposition par exemple par les différentes fédérations patronales ou professionnelles).

La génération de ces rapports et tableaux de bord, prédéfinis et personnalisés par secteur d’activités, s’appuient sur une solution SAS (Web Report Studio).

“Quelle que soit la problématique visée (absentéisme, taux d’occupation…), l’analyse des informations pourra se faire selon divers critères (âge, département, sexe…). Elle sera agrémentée de tableaux, de jauges, de baromètres, d’histogrammes… rendant leur interprétation plus aisée. Notre but est de réduire la distance entre les données brutes et l’exploitation que les entreprises en font dans le cadre de leur politique de gestion de la société. Les rapports BI ayant pour thématique l’analyse budgétaire seront une aide à la conception de leur budget. Ils permettront par exemple de simuler des perspectives futures, de procéder à des extrapolations par rapport aux effectifs, d’alimenter et de documenter des demandes de subsides, d’analyser les écarts entre réalisé et provisionné, de procéder à des analyses par rapport à la moyenne du secteur…”

D’autres rapports thématiques devraient être proposés à l’avenir. Notamment pour la gestion et le suivi des formations.

Formule à la carte

Les rapports, tableaux de bord, histogrammes BI sont fournis aux clients de deux manières différentes. Les sociétés de 10 à 50 personnes pourront les recevoir sous format PDF (les documents étant soit imprimés et envoyés via fax, soit mis à disposition via leur boîte de réception appipay).

Les sociétés de plus de 50 personnes disposeront elles d’un accès WebBI (module fonctionnel inclus dans la solution appipay).

Les tarifs appliqués varieront selon la formule choisie et le nombre de rapports prédéfinis fournis. Deux exemples. Pour une livraison sous forme PDF, le tarif appliqué pour 4 rapports Absentéisme trimestriels et une synthèse annuelle est de 95 euros. Pour la formule Web BI, le tarif de base sera de 160 euros. “Au début toutefois”, souligne Jean-Pierre Christiaens, “nous procéderons par campagnes promotionnelles avec mise à disposition gratuite afin de montrer les avantages de la solution. Par la suite, nous les inviterons à prendre un abonnement au service afin de les amener à utiliser réellement cet outil. C’est en effet une utilisation régulière qui peut leur fournir des informations de valeur.”

A noter que l’utilisation de cet outil pourra être “encadrée” par l’UCM qui, via des partenaires, proposera des conseils, des services d’audit “afin, par exemple, de permettre aux sociétés de réduire leur taux d’absentéisme… en pouvant désormais appuyer leur démarche sur des informations objectives.”

Pour les entreprises ayant atteint un degré de maturité BI plus avancé, l’UCM Secrétariat social leur permettra d’injecter leurs propres bases de données et de construire leurs propres rapports. “Mais ce scénario est réservé aux entreprises disposant d’une expertise en interne.” Au cas où l’entreprise cliente aurait implémenté une solution BI autre que SAS, l’UCM proposera un interfaçage, afin qu’elle puisse exploiter les informations de gestion salariale dans son propre outil. “Mais nous n’avons pour l’instant que deux clients qui correspondent à ce scénario”, souligne Jean-Pierre Christiaens.

Pourquoi avoir choisi SAS?

“Après comparaison avec d’autres solutions BI, nous en sommes venus à la conclusion que SAS était le seul éditeur qui nous permette d’industrialiser l’approche quels que soient les formats et supports utilisés par les clients. Que ce soit des formats PDF ou des interfaces Web prédéfinies”, indique Jean-Pierre Christiaens. “Seul SAS nous permettait de toucher tous les segments de notre clientèle. Certaines autres solutions étaient parfois meilleures, pour l’un ou l’autre critère (convivialité par exemple) mais uniquement pour un segment de marché. Autre avantage de SAS: la BI demeure leur core business. Pas simplement un produit de plus dans leur portefeuille.”

 UCM Secrétariat social est l’une des branches services de l’UCM qui, en parallèle, propose également des services tels que guichet d’entreprise, caisse d’assurances sociales, caisse d’allocations familiales pour employeurs, aide à la création d’entreprise, à la rédaction de business plans, ou encore conseil en transmission d’entreprise.

L’UCM Secrétariat social dessert environ 19.000 sociétés en régions wallonne et bruxelloise. Des sociétés de toutes tailles (essentiellement des PME, toutefois), actives dans tous secteurs d’activités. En ce compris dans le non-marchand. Ces 19.000 entreprises représentent un total de quelque 90.000 travailleurs.