Le SEGI (Service Général d’Informatique de l’ULg) a ceci de particulier qu’il met à la fois des services, essentiellement orientés infrastructure, à la disposition de ses deux principaux “clients” que sont l’ULg et le CHU de Liège et qu’il preste des services orientés applicatifs à des clients extérieurs.

Depuis près de 30 ans, le SEGI est en effet l’éditeur de la solution ULIS, un applicatif de gestion RH destiné essentiellement au secteur public. Et c’est en partie la commercialisation de ce logiciel qui donne au SEGI les moyens de financer ses activités Infrastructure pour l’ULg et le CHU. “Tous les revenus tirés de ces activités commerciales sont réinjectés dans le développement de la solution ULIS et dans l’IT de l’université”, souligne Didier Korthoudt, directeur général du SEGI.

Certes, au gré des transformations du paysage public, des clients tels qu’Ethias ou NRB se sont retrouvés dans le secteur privé, mais la toute grande majorité des utilisateurs ULIS, aujourd’hui encore, sont des organismes publics. Depuis des services tels que le SPW (et un SPF- celui de l’Intérieur), jusque des villes et provinces (Liège, Luxembourg, Seraing…), des OIP, en passant par la Rtbf, l’AWT, le Port autonome de Liège, le centre hospitalier CHPLT de Verviers… Sans oublier, bien entendu, l’ULg et le CHU.

Une clientèle qui a comme point commun une “certaine taille”. “La mise en oeuvre de la solution ULIS suppose de procéder à une analyse préalable des règles à mettre en oeuvre [règles qui alimenteront le fonctionnement de son moteur de traitement d’événements, baptisé ReGen]. Cela exige un gros travail de préparation. En-dessous de 200 personnes, une solution ULIS ne se justifie pas vraiment pour une organisation”, estime Didier Korthoudt.

Extension de territoire

Pendant longtemps, le terrain d’action de la solution ULIS (acronyme de University of Liege Information System) s’est limité à la gestion de la paie et des carrières. Pour rester à la page et résister à une concurrence qui ne demande qu’à lui tailler des croupières, la solution devait impérativement se doter de potentiels complémentaires. “Nous devions pouvoir répondre à des besoins nouveaux, en particulier dans le domaine de la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences)”, indique Didier Korthoudt.

Les solutions GPEC (strategic workforce planning en anglais) visent la gestion préventive des ressources humaines, en tenant compte et anticipant les contraintes et les choix stratégiques ou opérationnels futurs auxquels l’entreprise devra faire face, que ce soit en termes de recrutement, de formation, d’évaluation des compétences.

“La GPEC n’était pas notre métier historique. Pour nous doter d’un tel potentiel, nous avons donc recherché un partenaire… que nous n’avons pas trouvé en Belgique.” Le SEGI a fini par identifier un éditeur français, Foederis, qui présentait l’avantage majeur, à ses yeux, d’être familiarisé avec les spécificités RH du secteur public puisque comptant 25% d’entités publiques (villes, régions et départements français) parmi ses clients.

Didier Korthoudt: “Nous devions pouvoir répondre à des besoins nouveaux, en particulier en termes de gestion prévisionnelle des  compétences.”

Autre fonctionnalité manquant au catalogue de la solution ULIS: un outil de planification et de suivi budgétaire “apte à gérer par exemple une enveloppe de personnel évoluant aléatoirement dans le temps.”

En la matière, le SEGI s’est aussi cherché un partenaire, trouvant cette fois son bonheur en Belgique, en la personne de BizzDev (Tournai), co-auteur avec le SPF P&O de la solution SEPP (Support Electronique au Plan de Personnel), utilisée au niveau fédéral.

SEPP est en fait une solution d’aide à la décision, qui génère des tableaux de bord portant “sur les ressources humaines et budgétaires, permettant à un SPF ou à ses services d’assurer le suivi de l’enveloppe de personnel et d’anticiper les décisions relatives à l’affectation des ressources humaines, et de produire des scénarios RH.”

SEPP en tant que telle n’était pas exploitable, nécessitant d’être progicialisée. C’est ainsi qu’est né (et est d’ailleurs encore en cours de développement) l’applicatif TOTH, “un outil de suivi budgétaire prévisionnel, opérant en temps réel, sur base de statistiques. TOTH a été taillé sur mesure pour travailler avec ULIS. Il permet par exemple de construire une structure temporaire de projets et une évaluation de leur coût. Il est possible de créer des hypothèses, de simuler un budget, ou encore de simuler la situation des agents dans une perspective à 5 ans.”

Les modules de gestion prévisionnelle et de suivi sont déjà finalisés. Reste encore à développer et à finaliser le module qui permettra d’exploiter scénarios et hypothèses. A terme, l’intégration entre TOTH et ULIS permettra de remonter des informations vers ce dernier. Par exemple, un dépassement de quota déclenchera automatiquement une alerte, relayée vers la solution ULIS. “Des contraintes établies dans THOT deviendront ainsi des mesures de contrôle dans ULIS. De même, les résultats d’hypothèses simulées dans TOTH pourront se transformer en normes futures, définies dans ULIS.”

3 logiciels, 1 “écosystème”

Chacun de ces trois logiciels- ULIS, Foederis et TOTH- peut désormais être proposé par le SEGI. La volonté est toutefois de présenter le plus possible ce trio comme un tout cohérent. A cet effet, le SEGI le propose sous forme de portail frontal, baptisé FUTé (Foederis/ULIS/THOT/écosystème): “dès qu’un client choisit d’utiliser deux de ces produits, le portail devient indispensable pour assurer une interaction cohérente”, explique Didier Korthoudt. “Le portail permettra aux agents d’accéder, selon les droits d’accès qui correspondent à leur rôle, aux fonctionnalités des divers modules dont ils ont besoin.”

Ce principe de portail prendra vraiment toute sa signification lorsque ULIS aura effectué le grand saut vers le monde SaaS. Le logiciel existe aujourd’hui en deux versions: client/serveur et… mainframe (eh oui, il reste un client à supporter- en l’occurrence le Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, en cours de migration vers un environnement client/serveur).

A noter aussi l’existence d’une solution ULISWeb, utilisée par exemple par le SPW pour la gestion des horaires variables des équipes techniques. Les usagers (employés ou direction) peuvent ainsi avoir accès aux données et fonctions (fiches de paie, demandes de congés, processus de validation des demandes…) sans contraintes de temps ou de lieu.

Toutefois, l’application a un grand besoin de modernisation. Après l’extension des fonctionnalités, via mariage et intégration avec les deux solutions citées ci-dessus, il était grand temps de renouveler l’interface, “qui date des années 2000 et est trop marquée par l’héritage de l’ère mainframe”, reconnaît Didier Korthoudt. “Nous y travaillons depuis deux ans. La prochaine version d’ULIS sera 100% Web based”.

L’avenir d’ULIS (et de FUTé) est appelé à rimer avec SaaS. Foederis et les solutions BizzDev ont déjà fait leur ce modèle “as a service”. A noter que l’application Foederis est d’ailleurs hébergée dans la salle serveur du SEGI (une première d’ailleurs pour l’éditeur français qui, jamais encore, n’avait “exporté” l’hébergement de sa solution).

Le dernier membre de l’“écosystème” FUTé à devoir franchir le pas est donc ULIS. En la matière, le SEGI ne s’avance pas sur une date de disponibilité. “Nous devons encore finaliser le choix d’un framework de développement. Ce choix devra nous permettre de faire d’ULIS une solution souple, entièrement basée sur navigateur, qui préserve néanmoins toute la puissance d’une solution desktop.” Seule chose certaine, Powerbuilder disparaîtra totalement au profit de Java, côté serveur. Un choix que Didier Korthoudt explique par la nécessité d’effectuer du message queuing entre applications et de doter la solution d’un potentiel de GED (gestion documentaire). “Des adaptations en ce sens seront nécessaires à travers les trois applications de l’écosystème.