La commune de Seneffe a fait un pas vers l’ère de la simplification administrative ce mercredi en lançant, en plus de son propre site Internet (qui est en train d’être redéveloppé et enrichi), un nouveau service interactif à l’adresse de ses citoyens. Ce sont plus particulièrement les jeunes et leurs parents qui sont visés.

“Le Service Jeunesse avait besoin d’une solution qui faciliterait la vie de son équipe pour la gestion des stages de jeunes”, explique Nicolas Dujardin, échevin chargé de la Jeunesse et des Nouvelles technologies. “De nombreux stages sont organisés, essentiellement pendant les vacances scolaires, auxquels quelque 1.250 enfants participent chaque année. L’encodage est souvent complexe, impliquant de consigner de nombreuses données. C’était aussi un processus répétitif, avec de nombreux formulaires que les parents devaient remplir à chaque fois pour chaque nouveau stage.

Du côté de l’administration, nous voulions également nous faciliter non seulement le traitement mais aussi le suivi. Notamment compte tenu de compositions de famille ou de ménage qui sont parfois compliquées, avec des demandes de remboursement ou d’annulation venant de personnes autres que celle qui avait rempli le formulaire dans un premier temps…”

La simplification espérée des processus portait également sur un enchaînement plus fluide des différentes étapes: demande, inscription, validation, paiement, coordination avec les services de bus véhiculant les enfants, information des responsables de stage…

Pour lui concocter une solution sur mesure, répondant à ses besoins spécifiques, la commune s’est tournée vers Antopolis, l’axe “smart city” de la société montoise BHC.

Un portail dédié à la gestion des stages

Antopolis a dès lors créé un nouveau module venant s’ajouter à son catalogue de solutions “smart city” développé sur base de la solution open source Odoo.

“Il existait déjà dans le catalogue Odoo un outil de gestion et d’organisation d’événements, dont la Ville de Bruxelles, notamment, se sert. Nous nous sommes basés sur cette fonctionnalité pour l’adapter aux besoins spécifiques de la commune de Seneffe pour son service Jeunesse”, explique Andrea Spagnolo, directeur commercial pour Antopolis.

“La nomenclature, notamment, a été adaptée. De manière plus essentielle, nous avons adapté la solution pour prendre en compte l’ensemble des flux: processus de validation de la demande d’inscription, intégration avec la gestion des horaires et des trajets des bus, processus de paiement…”

Au total – depuis la formulation initiale du besoin jusqu’à la mise en ligne de la solution en ce début octobre -, huit mois de co-création étroite avec l’équipe du service Jeunesse se sont écoulés (la crise du coronavirus n’a évidemment pas accéléré les choses…).

Les stages au bout des doigts

La solution se présente sous la forme d’un portail. De deux “portails” en fait puisque le service Jeunesse bénéficie bien entendu d’une interface de gestion spécifique, en mode back office. Les usagers (parents) disposent quant à eux de leur propre “portail-citoyen”, accessible via mot de passe, après inscription et création de leur profil.

L’interface a été conçue afin de faciliter les sélections de stage pouvant intéresser chaque enfant ou ses parents en particulier. Il est ainsi possible de sélectionner un stage en fonction du niveau scolaire de l’enfant, de ses préférences ou de thématiques.

L’inscription proprement dite est simplifiée par “repêchage” automatique d’une série d’indications et de coordonnées à partir du profil que s’est créé au départ l’utilisateur. Les formulaires, qui sont déjà pré-remplis, collectent la totalité des informations dont ont besoin la commune, les organisateurs de stage mais aussi les services de transport par exemple. La fiche médicale permettra d’obtenir les nécessaires indications et contre-indications médicales ainsi que les coordonnées des personnes à contacter en cas de besoin (parents, médecin…).

La solution conçue par Antopolis autorise les paiements en ligne (via Bancontact), en ce compris sur smartphone (affichage d’un code QR). Autre fonction prévue: la génération automatique d’attestations (pour la mutuelle ou la déclaration fiscale). La facture, elle aussi, est fournie via téléchargement ainsi que par envoi par courriel.

La commune aura aussi la possibilité de programmer des rappels automatiques, à intervalles configurables, pour envoi des courriels rappelant l’organisation d’un stage ou pour demander une réactualisation de la fiche médicale de l’enfant.

Chaque parent, via son accès personnel, peut également consulter à tout moment l’état d’avancement de ses demandes de stages, avec affichage d’une liste de demandes en attente et de demandes validées.

Un premier pas pour Seneffe?

Ce portail Service Jeunesse est la première solution concoctée par BHC/Antopolis pour l’administration communale de Seneffe. A ce stade, le site est entièrement consacré à la gestion des stages de jeunes. D’autres fonctionnalités et contenus pourront potentiellement venir s’y ajouter plus tard (on pense par exemple à l’offre et au suivi d’activités culturelles ou sportives) mais rien n’est encore planifié ou discuté de ce point de vue. Pas plus que le recours à d’autres modules et fonctionnalités Antopolis éventuels.

La commune désire toutefois moderniser ses outils de communication et d’interaction avec les citoyens. Nicolas Dujardin indique par exemple que le site devrait bientôt être “réactualisé”, avec mise à disposition d’une nouvelle version de l’e-guichet qui proposera davantage de possibilités. La mise à disposition de documents administratifs devrait être renforcée et s’accompagner d’une possibilité de paiement en ligne. “La solution pour le service Jeunesse était notre priorité et un outil essentiel pour faciliter la vie à la fois de nos citoyens et de nos équipes. Le nouveau e-guichet sera un autre de ces instruments…”