De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Office 365 pour leurs tâches quotidiennes, depuis l’envoi de courriels jusqu’à la rédaction de documents. Toutefois, la plupart n’y ont associé aucune solution de sauvegarde. Elles s’exposent ainsi à des risques importants.

La principale idée fausse qui prévaut auprès des entreprises utilisant Microsoft Office 365 est d’être persuadées qu’elles n’ont pas besoin de solution desauvegarde. S’il est vrai qu’Office 365 fonctionne dans le cloud et que les données et fichiers peuvent également y être stockés, cela ne signifie pas que vous soyez totalement protégés contre la perte de données lorsque vous utilisez ce logiciel. Microsoft fournit l’infrastructure nécessaire mais, au final, vous restez responsable de ce qu’il advient de vos données.

Si un problème survient du côté du client, Microsoft ne propose que des possibilités de récupération limitées. En ne prévoyant pas de solution de sauvegarde pour Office 365, vous courez notamment le risque de perdre vos données ou de voir votre productivité diminuer. Et cela, pour diverses raisons:
– des erreurs humaines – par exemple, un collaborateur qui supprime un ancien dossier contenant les factures envoyées, ou pire encore, un administrateur qui efface toutes les données par accident
– des collaborateurs mal intentionnés – par exemple, un collaborateur qui quitte l’entreprise et supprime intentionnellement ou rend inutilisable une grande quantité de données
– des menaces externes – telles un rançongiciel, type de logiciel malveillant qui permet à des personnes extérieures à votre entreprise de crypter vos fichiers et de demander ensuite une rançon pour vous rendre l’accès à ces fichiers
– des problèmes techniques: stocker des données dans le cloud signifie simplement que vous enregistrez vos données sur des serveurs d’autres personnes. Mais, comme toute entreprise, votre fournisseur cloud peut lui aussi rencontrer un problème technique qui se traduira par la perte de vos données.

Si vous voulez limiter les risques de perte de données pour votre entreprise, il est dès lors judicieux d’effectuer des sauvegardes de vos fichiers. Mais à quoi faut-il faire attention lorsqu’on choisit une solution? Voici trois éléments majeurs à prendre en compte.

Les fonctionnalités proposées

Cela ressemble à une lapalissade. Lorsque l’on choisit un nouveau produit, on en analyse tout naturellement les fonctionnalités. Cependant, il est vraiment important que vous ne regardiez pas uniquement ce qu’une solution de sauvegarde pour Office 365 peut faire, mais que vous l’analysiez également en fonction des options dont vous avez réellement besoin. Et cela dépend de la nature des données qui sont importantes pour la gestion de votre entreprise, des risques que vous êtes prêt à prendre et de la vitesse à laquelle vous souhaitez disposer d’une sauvegarde. Mieux vaut dès lors se poser les quelques questions suivantes:

• combien de temps les sauvegardes sont-elles conservées? si vous avez perdu des données, vous ne vous rendez peut-être pas immédiatement compte qu’une perte de données s’est produite. L’une des valeurs ajoutées majeures d’une solution de sauvegarde réside dès lors dans la possibilité de récupérer des données perdues depuis “quelque temps”
• à quelle vitesse la solution peut-elle fournir une sauvegarde? quels délais sont acceptables pour votre entreprise? pouvez-vous vous accommoder d’un délai d’une heure ou cela provoquerait-il une perte de productivité trop importante? devez-vous immédiatement disposer d’une sauvegarde en cas de perte de données?
• à quelle fréquence la solution procède-t-elle à une opération de sauvegarde? êtes-vous prêt, en tant qu’entreprise, à prendre le risque de perdre 24 heures de travail ou avez-vous besoin d’une fréquence de sauvegarde plus élevée?
• en cas de perte de données, la solution permet-elle de récupérer des données et des fichiers individuellement ou devez-vous absolument revenir à la situation précédant la perte? Ici encore, quel risque êtes-vous prêt à prendre?
• quels sont les produits (composantes d’Office 365, en l’occurrence) supportés par la solution de sauvegarde? quelles sont les applications dont vous devez absolument pouvoir récupérer données et fichiers en cas d’incident?

Le coût total de possession (total cost of ownership)

Le coût d’achat et de licence influence bien évidemment le poids financier total d’une solution mais d’autres facteurs ont également un impact sur les frais de départ. Le délai d’implémentation en est un bon exemple. Toutes les solutions ne sont pas sur un pied d’égalité, en la matière, certaines exigeant plus de temps que d’autres. Une implémentation plus rapide signifie non seulement que vous pouvez vous mettre au travail plus rapidement mais que vous pourrez également éviter de devoir faire appel à du personnel externe et à une certaine somme d’heures de travail pour la phase de démarrage.

Outre la phase d’implémentation proprement dite, la convivialité d’une solution de sauvegarde peut avoir une influence sur le coût total de possession. En effet, une solution facile à utiliser influencera non seulement vos activités, au quotidien, mais elle pourrait également faire une sérieuse différence en termes de recours nécessaire ou non à un gestionnaire dédié, avec toutes les heures de travail supplémentaires que cela implique.

Stabilité et support

La stabilité a une valeur inestimable dans un contexte de solution de sauvegarde. En effet, la dernière chose que vous espériez d’une solution de back-up est qu’elle ne soit pas disponible lorsque survient une perte des données. Jetez dès lors un œil à la convention de service (service level agreement) proposée par le fournisseur mais également à des éléments tels que la politique de mises à jour et les informations de publication de nouvelles versions. Le fournisseur préfère-t-il sortir rapidement de nouvelles fonctionnalités qui sont source de défauts ou propose-t-il des mises à jour qui sont peut-être plus lentes à venir mais qui ont été préalablement testées afin de préserver la stabilité de la solution?

Soyez également attentif au support que le fournisseur apporte à ses clients. Par exemple, si vous avez besoin d’aide, en raison du décalage horaire, il est plus agréable de pouvoir compter sur la disponibilité d’un préposé au support dans votre région géographique – ou de s’appuyer sur un réseau de partenaires.

Utile pour vos activités

Microsoft Office 365 vous évite de devoir héberger votre propre infrastructure de gestion d’e-mails, de fichiers et de contenus. Il n’empêche que vous avez toujours besoin d’une solution de sauvegarde pour protéger vos données critiques. Bien entendu, les points énumérés ci-dessus ne sont que de simples conseils. Retenez simplement que vous ne pouvez pas nier l’importance d’une solution de sauvegarde pour Office 365, du moins si vos données et fichiers ont la moindre importance pour le fonctionnement de votre entreprise.

Jacques Toulout

Territory Manager Belux
Veeam Software