A chaque convention utilisateurs, Odoo, éditeur belge de solutions de gestion (ERP, CRM, automatisation de marketing…) open source, a pris l’habitude de dévoiler une nouvelle version de son intégré. L’édition 2018 de la conférence Odoo Experience, qui se tenait en ce début octobre à Louvain-la-Neuve (3.000 clients et partenaires inscrits, venus de 90 pays), n’a pas dérogé à la règle.

Voici donc la version 12, “la plus importante jamais lancée”, selon Fabien Pinckaers, fondateur et patron de la société. Importante, en tout cas, en termes de fonctionnalités.

Toute une série d’applications ont été enrichies par de nouvelles fonctions mais de réelles nouveautés ont également fait leur apparition. Telles l’IoT Box, un dispositif de connexion multi-réseau, multi-protocole pour environnements manufacturiers “4.0”, et un Document Management System (DMS).

Une dose d’“intelligence artificielle”

La nouvelle application DMS d’Odoo permet à l’utilisateur de gérer plus dynamiquement les différentes opérations et étapes à effectuer sur divers types de documents (lettres, contrats, factures…). Et ce, en mode pointer-sélectionner.

A gauche de l’écran, les différents départements concernés. Au centre, les imagettes de documents. A droite, par type de document, les différentes actions dématérialisées qui peuvent lui être appliquées (signature, relais vers telle ou telle personne pour vérification ou avis, validation, envoi d’une copie à tel ou tel destinataire…).

Des fonctions de vérification permettent de valider la pertinence des informations apparaissant dans les différents champs, par exemple lors d’un transfert d’une facture vers la comptabilité. Des fonctions d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique font leur apparition pour assigner par exemple automatiquement certaines opérations (types d’achat) à des intitulés de compte, avec ajout automatique des bons codes, taux de TVA…

Le système apprend ainsi au fur et à mesure des “habitudes” de l’utilisateur (type de traitement, circuit d’approbation suivi…). Un exemple cité par Fabien Pinckaers: “Pour la gestion des débiteurs, une facture peut être traitée de trois façons différentes: être imprimée, envoyée par courriel, expédiée par courrier. Le système retient et apprend du type d’action qui est appliquée à chaque type de document. La prochaine fois que ce type de document devra être traité, ile système présélectionnera la case Action, par exemple un envoi par mail. Sans que l’utilisateur doive encore intervenir…”

La gestion des réconciliations (entre factures et paiements) a par ailleurs été améliorée. Avec notamment l’apparition d’un “conteneur” qui regroupe toutes les requêtes en cours, avec suivi automatisé et envoi automatique de rappels…

Anticiper les opportunités commerciales

La solution Odoo permet désormais de pré-mâcher sensiblement le travail des commerciaux en termes de détection et de démarchage de prospects. Objectif: augmenter sensiblement l’identification d’opportunités commerciales qualifiées. Le “truc”? Aller piocher dans les traces laissées par les visiteurs du site Internet de la société. “Les meilleurs leads sont sans doute les personnes qui viennent visiter ou s’informer via votre site. Mais on constate qu’en moyenne, seules 2% de ces visites sont transformées en opportunités commerciales. Nous voulons faire passer ce pourcentage à 15 ou 20% en captant simplement les adresses IP des visiteurs. Cela permet [via procédure automatisée] de retrouver le nom de la société à laquelle correspond l’adresse IP et, de là, la ou les personnes de contact.”

Odoo se fait donc indiscret… L’utilisateur Odoo pourra paramétrer et filtrer le type de sociétés ou de contacts dont il veut ainsi “capter” le passage sur son site: société du secteur pharma, automobile…, niveau professionnel de la personne à contacter (CEO, directeur financier, responsable commercial…). “Le système répertorie les contacts sur base des critères choisis, documente le contact en ajoutant le numéro de téléphone, l’adresse mail, le chiffre d’affaires de la société, le nombre d’employés, de “followers” sur les réseaux sociaux…”

Odoo elle-même dit utiliser cette nouvelle fonctionnalité pour ses propres besoins. “En l’espace de quelques semaines, nous avons ainsi pu identifié 129 opportunités concrètes…”

Et le petit moteur-fouineur peut aussi se mettre en action indépendamment du “flicage” de visiteurs Web. “Vous croisez une société ou un contact potentiel lors d’un salon mais vous n’en avez que le nom? Il suffit désormais d’introduire son nom dans le système. Celui-ci passe en revue le Web, affiche la liste des sociétés correspondant au nom que vous avez retenu. Vous choisissez celle que vous avez en vue et à partir de là le système passe à l’action” pour constituer automatiquement une fiche reprenant les différents critères d’information que l’on désire voire y figurer (secteur d’activités, chiffres d’affaires, personne de contact…).

Quelques autres nouveautés en vrac…

Parmi les autres fonctionnalités nouvelles pointées par Fabien Pinckaers, dans les différentes applis de l’intégré Odoo, citons celles-ci:

• automatisation et gestion simplifiée des rappels pour l’application Planification de tâches, avec codage couleurs (si la date-butoir d’une action – par exemple, la déclaration TVA trimestrielle – se rapproche, la tâche passe à l’orange…)
• nouvelle apparence et structuration des tableaux de bord générés pour les responsables de département; Odoo a opté pour une présentation qui s’inspire largement des codes visuels de Google Analytics; plusieurs types de visualisation sont proposés graphiques, tableaux croisés, camemberts…); les types de KPI utilisés, “désormais réellement business”, ont par ailleurs été revus
• autre nouveauté au rayon génération de tableaux de bord: la possibilité de planifier l’envoi systématique, via courriel, des rapports personnalisés vers différentes personnes – à une fréquence mensuelle pour telle personne, hebdomadaire pour une autre, et en sélectionnant les KPI spécifiques qui intéressent chaque destinataire
• pour l’appli de conception de site Internet (Website Builder): gestion plus dynamique des photos via par exemple le repérage et la sélection d’illustrations en téléchargement libre proposées sur le site Unsplash, une fonction de recadrage dynamique, la vérification d’adéquation des termes utilisés afin d’optimiser le SEO…
• des améliorations ont également été apportées aux interfaces utilisateur – tant pour dispositifs mobiles (filtres pour recherche, mouvement de balayage pour défilement de colonnes…) que pour desktops (commandes clavier, raccourcis…)
• sans oublier l’IoT Box, évoqué plus haut. Ce petit dispositif se branche sur réseau ou sur divers types d’équipements dont on veut collecter et gérer les données. Il supporte différents protocoles de communications et types de connexion (USB, Bluetooth…) et permet donc de connecter et d’injecter directement dans l’intégré Odoo des données générées par des équipements en tout genre – caméras Web, scanners, collecteurs de présence, écrans, dispositifs PoS, instruments de mesure numériques…