Une nouvelle version de la solution de gestion financière et comptable EASI Financials fera ses débuts commerciaux en septembre. Outre des nouveautés dans ses fonctionnalités (davantage de tâches automatisées, support OCR enrichi, intégration de flux internes et externes), la société a décidé de rebaptiser son produit – nouvelle appellation Adfinity (1) – afin de mieux souligner que les fonctions du logiciel vont au-delà de la “simple” gestion financière ou comptable.

L’objectif sera en effet de plus en plus de couvrir la chaîne totale du processus: depuis l’intégration avec les bons de commande jusqu’à la production de rapports analytiques et l’intégration de tous les flux de facturation, qu’ils prennent encore la forme d’un support papier ou soient plus ou moins dématérialisés.

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(1) Le nouveau nom d’EASI Financials – Adfinity – est la juxtaposition de plusieurs concepts: Advanced (fonctions plus évoluées), Finance (on reste dans la veine traditionnelle) et Infinity (“pour évoquer la dynamique d’évolution future” et la numérisation d’une palette élargie de processus).

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Venons-en aux nouvelles fonctionnalités du logiciel. Jean-François Herremans, associé directeur d’EASI, pointe des améliorations apportées à l’interface (notamment pour des fonctions de recherche – “qu’il s’agisse de retrouver un fournisseur, une pièce comptable, ou d’activer un logiciel”), l’enrichissement des fonctions de reconnaissance OCR (solution tierce IndexMe de Winbooks intégrée à la solution EASI), une intégration en amont avec les bons de commande, des connexions et intégration des flux externes (support du modèle Peppol pour l’intégration des factures électronique – relire l’un des sujets que nous y avions consacré).

L’un des objectifs d’EASI est d’automatiser davantage les tâches des utilisateurs. “Nous dispositions déjà de fonctions OCR de base. Désormais, nous voulons aller vers de la “robotisation”: identification et corrélation automatique avec les bons de commande, automatisation d’écritures… Dans la mesure où on sait qui a rédigé le bon de commande et à quelle fin, il devient possible d’alimenter automatiquement la facture et d’établir un lien entre celle-ci et le centre de coûts concerné”, explique Jean-François Herremans. “Les encodages s’en trouvent limités.”

Qu’entend-il pas “robotisation”, un terme qui peut paraître étrange dans un contexte financier ou comptable et laisse planer l’ombre des “bots”, ces agents virtuels dotés d’une certaine “intelligence”.

On n’en est pas encore là mais le but que veut poursuivre la société est par exemple d’automatiser et de minimiser au maximum les procédures de contrôle et d’approbation.

“A l’avenir, on peut imaginer que le contrôle de facture soit largement automatisé. Dans la mesure où un budget a été établi, une entreprise pourrait par exemple considérer que toute facture qui ne dépasserait pas un certain pourcentage de ce budget total soit automatiquement acceptée, sans approbation manuelle.”

Tout comme le métier de comptable et de responsable financier évolue (de l’encodage et du contrôle vers un rôle de conseiller), le logiciel doit disposer de fonctionnalités qui répondent à ces nouvelles contraintes. “Demain, ce sera l’outil [logiciel] qui guidera l’utilisera vers les points posant problème ou requérant plus d’attention.”

Les professionnels du secteur, selon Jean-François Herremans, sont demandeurs. “Les responsables financiers savent que c’est là qu’ils peuvent gagner du temps. Pourquoi embêter un comptable en lui faisant contrôler chaque facture alors qu’il sait par expérience que 70 sur 100 ne poseront aucun problème? Plus une société est importante, plus elle compte de comptables, plus la tendance à une telle automatisation est grande. C’est déjà une réalité. Ce qu’EASI veut faire, c’est rendre ce même taux d’automatisation possible pour de plus petites structures, pour les PME.”

Autre potentiel amélioré de la future version: une intégration automatique des divers flux de facturation: versions papier numérisées, documents envoyés par courriel mais aussi factures réellement dématérialisées (électroniques), notamment via support du modèle d’échange PEPPOL.

Adfinity est à cet égard doté d’un agent automatique qui collecte les factures électroniques “déposées” dans les diverses plates-formes prévues à cet effet par des prestataires tels que Basware ou Babelway. “Un utilisateur ne doit donc plus relever ces “boîtes” une à une, comme c’est encore le cas actuellement. Une fois encore dans un souci de simplification et d’automatisation”, déclare Jean-François Herremans.

La clientèle

Par le passé, la clientèle d’EASI, pour son offre EASI Financials, était essentiellement composée de TPE. De plus en plus, elle s’adresse à des PME, moyennes ou grandes.

Son champ d’action est essentiellement celui des sociétés de services (tous types d’activités confondues) mais elle compte aussi des acteurs du monde de la distribution parmi sa clientèle et s’intéresse au secteur public – notamment en s’étant engagée dans le support du modèle d’échanges PEPPOL.

Environ 70% du chiffre d’affaires EASI Financials est assuré par la commercialisation de l’intégré financier et comptable. Le solde venant de la vente d’outils annexes (gestion des bons de commande…).

Pour l’heure, la majorité des clients achètent encore ses solutions pour déploiement sur leur propre infrastructure. Le modèle SaaS n’a encore séduit que 15% d’entre eux (environ). Mais les choses sont en train de changer. L’année dernière, 30% des nouveaux clients ont opté pour un déploiement dans le cloud (sur l’infrastructure d’EASI) et, dès lors, pour une tarification “à l’usage” (prix fixe par mois et par utilisateur).

EASI propose en fait 3 formules tarifaires selon le rôle rempli par l’utilisateur: financier, acheteur, approbateur.

“Les sociétés qui adoptent plus volontiers la version cloud sont essentiellement des petites sociétés. Les structures plus importantes, qui disposent d’un département IT interne, se montrent plus réticentes mais elles commencent à s’ouvrir à ce modèle. Beaucoup préfèrent encore avoir la maîtrise interne de leurs données et plus encore lorsqu’il y a beaucoup d’échanges entre modules ou outils logiciels. Cela leur évite une situation où leurs données sont hébergées et gérées dans plusieurs clouds” [lisez: sur les infrastructures de plusieurs partenaires informatiques].

Nouveaux marchés en 2018?

La clientèle d’EASI (pour ses solutions de gestion financière et comptable) est essentiellement de nationalité belge. Seuls 15% sont situés à l’étranger. En l’occurrence au Grand-Duché de Luxembourg. EASI compte toutefois quelques clients en France et veut en faire sa prochaine destination en termes d’extension géographique.

Le pas pourrait être franchi en 2018, sans doute (mais cela doit être validé) par la désignation de distributeurs.