En décembre 2012, Aurelium, société de services IT basée à Kontich, près d’Anvers, emménageait dans de nouveaux bâtiments.
Particularité: une philosophie d’espace “new world of work” avec des espaces de travail ouverts, où les collaborateurs n’ont plus leur bureau alloué mais s’installent au gré des places vacantes.
Certaines sociétés adoptent ce concept pour optimiser l’espace- et l’investissement immobilier: le nombre de places utiles est inférieur au nombre de collaborateurs, dont beaucoup sont nomades et peu présents au bureau.
Aurelium, elle, a choisi une optique sensiblement différente. Sur son nouveau site, baptisé ClubHouse, ses collaborateurs côtoient des personnes externes à l’entreprise qui y viennent chercher un espace de travail de manière ponctuelle ou régulière. Seuls de rares espaces privatifs sont réservés à certains employés d’Aurélium (bureau de la direction, helpdesk, comptabilité…).
Bienvenue au Club
Le ClubHouse se présente en fait comme un “coworking space” B2B, un espace destiné à favoriser les échanges, la collaboration, voir les fertilisations croisées entre des personnes qui n’entretiennent pas forcément de liens professionnels réguliers.
Dans la manière dont il a été mis en oeuvre, le ClubHouse tient davantage à la fois du cowrking space et, sans doute surtout, du smart work center. Son public, a priori, sera en effet davantage fait de professionnels, de collaborateurs d’entreprises, d’indépendants.
L’espace a été aménagé de telle sorte à se plier à de multiples scénarios: formations, espaces de travail collectif ou isolé, espaces de réunion… L’espace est suffisamment important pour qu’Aurelium teste en fait l’idée et laisse toutes les pistes possibles ouvertes. “Le site peut servir à l’organisation de séminaires, de formations… Des chasseurs de tête pourraient y réserver un bureau pour leurs entretiens. Nous offrons même la possibilité à des TPE de venir y établir leur siège social virtuel [le ClubHouse servirait alors de boîte aux lettres].”
Il sera intéressant d’ici quelques mois ou quelques trimestres de vérifier quels profils, quels publics ont été attirés, quelle utilisation a été faite des différents espaces. Il sera également intéressant de voir comment la société elle-même a su s’organiser pour que ce concept de portes ouvertes permanentes ne brise pas trop le mode ou l’efficacité du travail de ses propres équipes. N’empiète pas sur un périmètre à préserver. Ne déstructure pas le travail. Ou ne lèse pas le premier cercle des destinataires de ses prestations, à savoir ses propres clients.
Le fait, par exemple, pour les hôtes de passage de pouvoir faire appel au helpdesk de la société devra être balisé. Comment, en effet, la société répartira-t-elle le temps utile de ses employés entre ses propres besoins, ceux de ses clients habituels et ceux des personnes de passage? Quid s’il y a conflit entre les demandes et si une priorité doit être établie pour les employés et/ou les clients d’Aurelium?
Mettre un espace, des connexions et un support technique ponctuel à disposition suffira-t-il à séduire des personnes extérieures? Ou Aurelium devra-t-elle imaginer d’autres “animations”, au-delà des formations, pour générer une réelle valeur ajoutée attirant les gens vers son site?
L’initiative est encore trop neuve et pas encore assez clairement positionnée pour déterminer si la mise à disposition d’un espace et de ressources technologiques permettra de voir le travail devenir collaboratif, communautaire, grégaire entre personnes n’ayant entre elles que des liens épisodiques et aléatoires. Surtout dans un espace qui n’est pas neutre, puisqu’appartenant à une entreprise commerciale.
My space is your space…
Le site ClubHouse d’Aurelium propose au total 55 workspaces (emplacements de travail individuels) et 130 places en salles de réunion. Différentes salles peuvent accueillir de 5 à 30 personnes, et proposent des équipements technologiques plus ou moins sophistiqués: depuis le simple écran de projection jusqu’à un système de vidéoconférence. On compte également quelques micro-salles (pour une ou deux personnes).
Les services se paient via carte de crédit ou via une prise d’abonnement.
Services proposés: WiFi, support IT, coin-repas, vidéoconférence (dans certaines salles), réception courrier.
Le deuxième étage n’a pas encore été aménagé et pourrait offrir de nouveaux espaces aménageables.
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