L’idée de Mobispot de constituer un réseau de sites de télétravail (ou de “bureaux partagés”) ainsi que le positionnement de sa cible (essentiellement des utilisateurs ayant un profil d’employés de grandes sociétés) sont très proches du scénario qu’a défini, de son côté, l’initiative privée/publique des smart work centers, lancée à l’origine par EuroGreen IT avec l’appui financier de la Région wallonne. (voir en fin d’article un petit rappel de la genèse du réseau)

Jusqu’ici, chacune des deux parties, avec des démarches et un volontarisme commercial relativement différents, tentait de développer, de son côté, un réseau de “tiers lieux de travail”, équipés en technologies de communications et de collaboration, permettant à un public de professionnels de trouver un espace de travail efficace, leur permettant de minimiser leurs déplacements ou d’éviter les embouteillages.

Mobispot avait essentiellement embrigadé des sites existants (voir l’article-portrait que nous lui consacrons) en région bruxelloise et dans le nord du pays. Sa pénétration du territoire wallon était encore assez balbutiante.

De son côté, la SCRL Smart Work Centers comptait près d’une dizaine de sites adhérents, issus du projet lancé par EuroGreen IT. Au départ, l’ambition avait été d’accroître sensiblement le nombre d’adhérents mais plusieurs obstacles étaient venus briser l’élan de départ. Lire, à cet égard, dans notre article “Parcours chahuté”, les explications données par Henri Fischgrund, président du conseil d’administration de la SCRL.

Les deux parties avaient donc des raisons opérationnelles et commerciales objectives pour chercher à s’unir.

Après plusieurs mois de négociations, Mobispot et la SCRL Smart Work Centers ont dès lors décidé de faire cause commune. Première raison, invoquée de part et d’autre: éviter toute concurrence. Une confrontation n’aurait évidemment pas été très logique sur un territoire commun (Wallonie, voire Belgique) étriqué.

Ce qui est mis en commun

L’un des “outils” indispensables, dès que l’on parle de réseau de sites de télétravail, est bien entendu une plate-forme permettant de gérer l’utilisation des places, ressources et services mis à disposition: enregistrement des usagers, comptabilité, facturation, contrôle d’accès… De part et d’autre, ce concept a donc été imaginé dès le départ.

Mobispot a mis en oeuvre sa propre solution. Les smart work centers, de leur côté, ont connu, en la matière, un certain “retard à l’allumage” en raison d’un choix initial de partenaire technologique (Cisco) qui a été revu en cours de route, notamment pour des raisons de solution surdimensionnée et difficilement rentabilisable. Voir notre article “Parcours chahuté”.

“La plate-forme de Mobispot est plus souple que ce qu’on avait imaginé de faire de notre côté”, concède Henri Fischgrund. “Elle permet par exemple de comptabiliser et de gérer le recours à des services annexes, tels que des photocopies. Nous avons donc décidé d’abandonner notre solution au profit de la plate-forme Mobispot.” Mais la SCRL apporte aussi sa contribution en matière de solution de gestion, sous la forme d’un système d’identification et de gestion des droits d’accès qui présente la particularité d’intégrer la notion d’ouverture/clôture de session Wi-Fi.

Wi-Fi individuel sécurisé

Cette solution a été développée conjointement par deux acteurs locaux, à savoir WiMesh, société spécialisée dans l’implémentation de solutions Wi-Fi (1), et The Smart Company.

Ces deux partenaires ont mis au point une solution Wi-Fi (hotspot) intégrée, qui présente l’avantage de pouvoir venir se greffer sur des équipements préexistants. “Nous proposons en fait un boîtier prépackagé, capable de s’autoconfigurer, qui vient s’intégrer avec le point d’accès installé dans un site et sert de passerelle avec la base de données centrale. Il peut opérer en parallèle avec du VSDL. En nous connectant en amont du pare-feu installé, nous rassurons pleinement les responsables sécurité des entreprises clientes”, indique Charles Caprasse, directeur de WiMesh.

La solution inclut un volet Gestion. Et c’est cette dernière qui, promet-on, viendra s’intégrer via une passerelle (encore à développer) et compléter le potentiel de la plate-forme de gestion de Mobispot.

De type SaaS (hébergement et gestion dans le cloud), le volet Gestion permet à tous les sites du réseau de ne solliciter qu’une seule base de données centrale, répertoriant les clients et toutes les données permettant de gérer leurs comptes respectifs. “L’un des principes de base et l’un des grands avantages qu’il y a à être constitué en réseau, c’est de permettre à tout utilisateur de se rendre dans le site de son choix, en fonction de ses besoins, et de pouvoir s’y mettre directement au travail, sans souci d’identification”, rappelle Charles Caprasse. “Grâce à la base de données centralisée, chaque smart work center peut en permanence vérifier que telle personne qui se présente travaille pour telle société, que cette société existe encore bel et bien, est en ordre dans ses paiements. Il sait combien telle personne a encore de réserve sur son crédit, quels services son employeur l’autorise à utiliser, etc.”

La solution mutualisée inclut, outre la base de données, des outils de réservation de salles, de facturation de services, et de reporting.

L’originalité de la solution développée par WiMesh et The Smart Company vient du fait qu’elle permet d’allouer une clé de connexion personnalisée pour l’ouverture d’une session Wi-Fi privative, “cloisonnée”. “Chaque session Wi-Fi est liée à l’opération de check-in/ckeck-out de l’utilisateur et à une personne en particulier. C’est là une chose qu’exigent souvent les grandes sociétés à des fins de sécurité et de confidentialité de leurs données et ressources.”

Cela permet aux diverses sociétés qui partageraient un même espace de ne pas partager les canaux de communication. “Si une personne oublie de faire son check-out, le système coupe automatiquement la session après un certain temps. Autre avantage: nous pouvons proposer un reporting aux sociétés clientes, leur permettant de déterminer lequel de ses employés utilise tel ou tel endroit, quels sont les utilisateurs les plus intensifs, ou encore de calculer le temps de travail de ses collaborateurs comme s’ils étaient au bureau… Le fait que les données soient centralisées nous permet de croiser les données entre les différents centres et de produire des rapports synthétiques.”

L’intégration des deux plates-formes (SCRL, Mobispot) devrait être finalisée d’ici la fin de l’été. Chaque Smart Work Center adhérant au réseau Mobispot aura par ailleurs la possibilité, s’il le préfère, de ne pas recourir à la plate-forme centralisée et de continuer à utiliser “toute autre solution” qu’il aurait déjà mise en oeuvre. “Mais ce ne serait pas logique”, commente Pierre Vreuls, “dans la mesure où cela supposerait un double encodage et des processus parallèles.”

“Pacsés” pour un an. Ou plus?

Si les deux parties [SCRL et Mobispot] ont décidé de faire cause commune sur certains points où elles voient des avantages objectifs, on ne peut pas (encore) parler réellement de fusion. On sent en effet, de part et d’autre, une certaine volonté de vérifier si chacun s’y retrouve réellement.

De son côté, Henri Fischgrund souligne: “plutôt que de se faire concurrence, nous allons tester une fusion pendant un an. Passé ce délai, nous verrons s’il est intéressant de poursuivre l’expérience.”

Quels sont les résultats espérés, sur base desquels la SCRL déciderait de rester ou de reprendre son indépendance? “Nous ne les avons pas chiffré a priori dans la mesure où le service proposé est nouveau. Le premier critère appliqué sera les progrès réalisés du côté commercialisation.”

Du côté de la Région wallonne, on étudiera trois paramètres pour juger de la réussite ou de l’échec du rapprochement:

• le taux d’occupation de chaque centre
• la “qualité” de la relation SCRL/Mobispot, mesurée en termes d’échanges équilibrés de clients
• l’ajout de nouveaux services, propres à créer l’animation des sites et, ainsi, d’attirer davantage d’utilisateurs.

En principe, en raison d’un équipement IT/télécom plus sophistiqué que celui des autres sites du réseau Mobispot, les smart work centers seront versés dans la catégorie-reine (“3 étoiles”) du réseau Mobispot. La SCRL désire d’ailleurs que cet équipement plus sophistiqué reste en quelque sorte une marque de fabrique. Et Mobispot n’y voit a priori aucun inconvénient. “Si la SCRL Smart Work Centers veut continuer à développer son propre label de qualité sur la Wallonie, rien ne l’en empêche”, signale Pierre Vreuls. “S’il y a mariage, chacun préserve cependant ses spécificités propres.”

Pierre Vreuls (Mobispot): “Le réseau de Smart Work Center dispose et veut garder son label de qualité, qui sert de garant comme lieu de travail offrant des outils technologiques de pointe.”

Au-delà de la technologie, chaque partenaire conserve d’autres spécificités. Notamment les conditions d’adhésion au réseau. Plus sévères du côté de la SCRL. Le prix de l’adhésion est plus élevé. Et tout site intéressé à rejoindre le réseau doit s’engager pour 3 ans (contre un an du côté de Mobispot). Explication: “nous demandons une adhésion longue parce que la Région wallonne aide finncièrement certains centres pour leur équipement technologique”, explique Henri Fuschgrund. “De même, une plus longue période a été jugée nécessaire dans l’optique du choix WiMesh que nous avons fait. Nous louons cette technologie et nous avons estimé qu’une licence sur 3 ans était nécessaire [pour des questions de rentabilisation]”

A noter encore que si l’accord a été passé par la SCRL, chaque Smart Work Center du réseau wallon devra confirmer individuellement son adhésion. Mobispot, notamment, vérifiera que chaque site correspond à ses critères. Et ce ne sera pas le cas de l’un des deux Smart Work Centers “mini” (celui de Barchon) qui ne remplit pas les critères de base, en raison d’une automatisation totale du site et l’absence, qui en est la conséquence, d’une personne sur site.

La genèse du réseau

Aujourd’hui, EuroGreen IT (rebaptisé entre-temps FuturoCité) n’est plus à la manœuvre. L’édification et la gestion du “réseau” sont désormais du ressort d’une SCRL, dont le conseil d’administration est présidé par Henri Fischgrund, par ailleurs administrateur délégué de l’Axis Parc (Mont-Saint-Guibert).

La Région reste toutefois associée, bénéficiant d’un siège au conseil d’administration. Elle garde d’ailleurs un oeil plus qu’attentif sur l’évolution de l’initiative dans la mesure où elle finance l’équipement des centres en technologies venant compléter leur dispositif de base (WiFi, Internet haut débit, accès sécurisés). Pour rappel, un appel à projets avait été lancé fin 2011, avec à la clé, l’octroi de subsides venant financer l’implémentation de solutions permettant par exemple “le travail ou l’apprentissage à distance, la collaboration, l’échange de documents, la création d’équipes virtuelles.”

Objectif: sélectionner et épauler des sites-pilotes et “générer un effet levier sur l’ensemble des centres du réseau”, dans l’espoir, dès lors, de voir se diffuser les solutions testées dans d’autres sites du réseau.

Le processus d’octroi de ces subsides est encore en cours et viendra à échéance en juin 2013. A cette date, les différents sites auront dû passer commande des équipements qu’ils se proposaient d’installer. Tout retard dans la commande les priverait de ces subsides ou, tout au moins, des tranches qu’ils n’auraient pas encore perçues.

Petit rappel. Les centres affiliés au réseau Smart Work Centers sont les suivants: Axis Parc (Mont-Saint-Guibert), CEI-Centre d’Entreprise et d’Innovation (Louvain-la-Neuve), @trium Crealys (Les Isnes, près de Gembloux), Negundo (Froyennes, près de Tournai), La Lanterne (Enghien), Centre d’Entreprise Champagne Landas (Saintes), Barchon, BDE Group (Bruxelles), Laptop Lounge (Wemmel), BioPark (Gosselies), Galaxia (Redu).